CHECKLISTE ZUM DATENSCHUTZ BEI CRM-DATEN

Created by ChecklistGuro (https://checklistguro.com)

--- EINHALTUNG DER RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN BEI DER DATENVERARBEITUNG ---
[ ] Anzahl der in den letzten drei Monaten eingegangenen Anträge von betroffenen Personen auf Auskunft über ihre personenbezogenen Daten.
[ ] Letzte Anfrage zur Auskunft über personenbezogene Daten erhalten am
[ ] Verfahren zur Überprüfung der Identität der betroffenen Person (Manuelle Überprüfung, Automatisierte Verifizierung, Kombination aus beidem)
[ ] Zusammenfassung der Verfahren zur Bearbeitung von Anfragen zur Fehlerbehebung
[ ] Frist für die Beantwortung von Anfragen betroffener Personen (z. B. gemäß der DSGVO)
[ ] Verzeichnis der Ausnahmen von den Rechten der betroffenen Person (z. B. aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen)

--- EINWILLIGUNGSVERWALTUNG ---
[ ] Methode zur Einholung der Einwilligung (Online-Formular, Papierformular, Einverständniserklärung in Wortform)
[ ] Datum der letzten Überprüfung der Einwilligungserklärung
[ ] Beschreibung der verwendeten Formulierung für die Einwilligungserklärung
[ ] Arten von Daten, für die eine Einwilligung erforderlich ist (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Standortdaten, Kaufhistorie)
[ ] Methode zur Aufzeichnung der Einwilligung (CRM-System, Separate Plattform für das Einwilligungsmanagement, Manuelle Aufzeichnung)
[ ] Geschätzter Prozentsatz der Nutzer, die ihre Einwilligung geben

--- DATENMINIMIERUNG ---
[ ] Identifizieren Sie redundante Datenfelder. (Ja, geprüft und identifiziert., Nein, noch nicht bewertet.)
[ ] Anzahl der Datenfelder, die zur Entfernung/Änderung markiert wurden
[ ] Begründung für die Beibehaltung potenziell unnötiger Felder
[ ] Werden Standardwerte verwendet, um die Dateneingabe zu vereinfachen? (Ja, für die wichtigsten Felder implementiert., Teilweise implementiert, Nein, noch nicht implementiert.)
[ ] Werden die importierten Datenfelder auf ihre Notwendigkeit überprüft? (Ja, das ist die übliche Vorgehensweise., Manchmal, Nein)

--- ZWECKBESCHRÄNKUNG ---
[ ] Beschreiben Sie den/die Hauptzweck(e) der CRM-Datenerfassung.
[ ] Entspricht die Nutzung der CRM-Daten dem angegebenen Zweck? (Ja, Nein, Nicht zutreffend.)
[ ] Anzahl der dokumentierten Zwecke, für die Daten verwendet werden
[ ] Erklären Sie alle weiteren Verwendungszwecke der Daten und begründen Sie diese.
[ ] Liegt eine dokumentierte Genehmigung für die Nutzung von Sekundärdaten vor? (Ja, Nein, Nicht zutreffend)
[ ] Beschreiben Sie Verfahren, um sicherzustellen, dass Daten nicht für nicht beabsichtigte Zwecke verwendet werden.

--- DATENSICHERHEITSMASSNAHMEN ---
[ ] Verschlüsselungsstärke (in Bit)
[ ] Ist die Verschlüsselung ruhender Daten aktiviert? (Ja, Nein, Nicht zutreffend.)
[ ] Verschlüsselungsprotokoll für die Datenübertragung (TLS/SSL) (TLS 1.2, TLS 1.3, SSL (veraltet – nicht empfohlen))
[ ] Welche Zugangskontrollmaßnahmen wurden angewendet? (Rollenbasierte Zugriffskontrolle, Mehrfaktorauthentifizierung, Prinzip der geringstmöglichen Berechtigungen, Regelmäßige Überprüfung der Zugriffsrechte)
[ ] Firewall-Konfiguration? (Standardkonfiguration, Benutzerdefinierte Konfiguration, Nicht zutreffend)
[ ] Beschreibung der durchgeführten Sicherheitsaudits (Datum, Ergebnisse)

--- VERWALTUNG VON DRITTANBIETERN ---
[ ] Status der Datenverarbeitungsvereinbarung mit dem Anbieter (Von DPA unterzeichnet., Entwurf von DPA, Keine Datenschutzvereinbarung vorhanden.)
[ ] Ablaufdatum der DPA
[ ] Zusammenfassung der Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters
[ ] Anzahl der vom Anbieter genutzten Subprozessoren
[ ] Haben wir die Sicherheitsauditberichte vom Anbieter erhalten? (SOC 2, ISO 27001, Andere, Keine Prüfberichte erhalten.)
[ ] Antworten auf den Fragebogen zur Sicherheit von Anbietern

--- RICHTLINIEN ZUR DATENAUFBEWAHRUNG ---
[ ] Aufbewahrungsdauer (in Jahren)
[ ] Datentyp(en), für die eine Aufbewahrungspflicht gilt (Kontaktinformationen, Verkaufsübersicht, Marketing-Interaktionen, Supportanfragen, Alle Daten)
[ ] Letztes Datum der Überprüfung des Aufbewahrungsplans
[ ] Begründung für die Dauer der Aufbewahrungsfrist(en)
[ ] Methode zur Datenlöschung (Sicheres Löschen, Datenbereinigung, Physische Zerstörung)
[ ] Datum der nächsten Überprüfung des Aufbewahrungsplans

--- PLAN FÜR DEN UMGANG MIT DATENPANNEN ---
[ ] Beschreibung des Vorfalls (Erster Bericht)
[ ] Datum der Erkennung des Sicherheitsvorfalls
[ ] Zeitpunkt der Erkennung eines Sicherheitsverstoßes
[ ] Schweregrad des Sicherheitsverstoßes (gering, mittel, hoch) (Niedrig, Mittel, Hoch)
[ ] Geschätzte Anzahl der betroffenen Datensätze
[ ] Getroffene Maßnahmen zur Eindämmung
[ ] Ergänzende Dokumentation (z. B. Screenshots, Protokolle)
[ ] Datum der Benachrichtigung der Datenschutzbehörde (falls zutreffend)

--- EINHALTUNG DER GESETZE UND VORSCHRIFTEN ---
[ ] Anwendbare Datenschutzgesetze (DSGVO, CCPA/CPRA, HIPAA, PIPEDA, Sonstiges (bitte im Langtextfeld angeben))
[ ] Spezifische rechtliche Anforderungen
[ ] Datum der letzten Compliance-Überprüfung
[ ] Anzahl der Datenverarbeitungsverträge
[ ] Datenübertragungsmechanismen (falls zutreffend) (Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses), Verbindliche interne Richtlinien (VIR), Entscheidung über die Angemessenheit, Sonstiges (bitte im Freitextfeld angeben))
[ ] Dokumentation der Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

--- SCHULUNG UND SENSIBILISIERUNG ---
[ ] Themen, die in der CRM-Datenschutzschulung behandelt werden (Rechte der betroffenen Person, Einwilligungsmanagement, Datensicherheit, Meldung von Vorfällen, Rechtlicher und regulatorischer Rahmen)
[ ] Anzahl der geschulten Mitarbeiter
[ ] Datum der letzten Trainingseinheit
[ ] Art der Durchführung der Schulung (Online-Modul, Unterrichtsstunde / Präsenzveranstaltung, Hybrid)
[ ] Zusammenfassung der Schulungsinhalte
[ ] Version der Schulungsunterlagen (Version 1.0, Version 1.1, Version 2.0)

--- END OF TEMPLATE ---
Transform this text into a digital, automated, and trackable mobile app!
Visit: https://checklistguro.com/templates/crm/crm-data-privacy-checklist
(Click "Install Template" to launch your digital inspection tool immediately)