CHECKLISTE FÜR DIE AUSSERBETRIEBNAHME EINES CRM-SYSTEMS

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--- PLANUNG UND UMFANG ---
[ ] Projektziele und -aufgaben
[ ] Grund für die Außerbetriebnahme (Systemaustausch, Kostensenkung, Unternehmensrestrukturierung, Andere)
[ ] Geschätzte Projektdauer (in Tagen)
[ ] Geplantes Startdatum
[ ] Geplantes Fertigstellungsdatum
[ ] Betroffene Systeme/Integrationen (Salesforce, Marketing-Automatisierung, ERP-System, Data Warehouse)
[ ] Name des Projektleiters

--- DATENERFASSUNG UND -ARCHIVIERUNG ---
[ ] Datum für den Beginn der Datenerfassung
[ ] Geschätzte Anzahl der zu extrahierenden Datensätze
[ ] Beschreibung des Speicherorts und der Speicherungsart
[ ] Datenformat für das Archiv (CSV, XML, JSON, Andere)
[ ] Beispiel-Archivdatei (zur Validierung)
[ ] Voraussichtliches Datum für den Abschluss der Datenerfassung

--- DATENBEREINIGUNG UND -LÖSCHUNG ---
[ ] Detaillierte Verfahren zur Datenbereinigung
[ ] Anzahl der dauerhaft gelöschten Datensätze
[ ] Verwendete Methode zur Datenlöschung (Überschreiben, Entmagnetisieren, Physische Zerstörung, Sicheres Löschen)
[ ] Nachweis über die Datenlöschung (z. B. Löschbescheinigung)
[ ] Datum des Abschlusses der Datenbereinigung
[ ] Beschreibung aller Ausnahmen oder Abweichungen

--- SYSTEMABSCHALTUNG UND ENTZUG DER ZUGRIFFSRECHTE ---
[ ] Geplantes Datum der Abschaltung
[ ] Geplante Abschaltzeit
[ ] Anzahl der betroffenen Nutzer
[ ] Die Schritte zum Widerruf des Zugriffs wurden abgeschlossen. (Benutzerberechtigungen widerrufen, Benutzerkonten deaktivieren, Rollenberechtigungen entfernen, API-Schlüssel deaktivieren)
[ ] Abschalttverfahren (Sauberes Herunterfahren, Erzwungener Herunterfahren)
[ ] Bestätigungscode während des Herunterfahrens eingegeben.
[ ] Hinweise zum Abschaltvorgang (z. B. Fehler, unerwartetes Verhalten)
[ ] Autorisierte Signatur für die geplante Systemabschaltung

--- DEAKTIVIERUNG DER INTEGRATION ---
[ ] Integration 1: Status (Aktiviert, Deaktiviert, Für die Deaktivierung geplant)
[ ] Integration 2: Status (Aktiviert, Deaktiviert, Für die Deaktivierung geplant)
[ ] Geplantes Datum der Deaktivierung (falls zutreffend)
[ ] Hinweise zur Deaktivierung der Integration
[ ] Anzahl der aktiven Verbindungen
[ ] Deaktivierungsmethode (Deaktivierung der API, Manuelles Löschen, Andere)

--- LIZENZVERWALTUNG ---
[ ] Anzahl der zu stornierenden Lizenzen
[ ] Lizenztyp (z. B. Benutzer-, API-Lizenz) (Nutzungslizenz, API-Lizenz, Andere)
[ ] Datum der Stornierungsanfrage
[ ] Hinweise zur Stornierungsanfrage (z. B. Grund für die Stornierung)
[ ] Geschätzte Kosteneinsparungen
[ ] Bestätigung vom Lieferanten erhalten? (Ja, Nein)
[ ] Datum der Bestätigung der Stornierung durch den Anbieter

--- DOKUMENTATION UND WISSENSWEITERGABE ---
[ ] Ausführliche Dokumentation zum Stilllegungsverfahren
[ ] Dokumentation der Methode zur Datenarchivierung
[ ] Datei zur Überprüfung der Datensicherung beim Archivieren
[ ] Methode zur Wissensvermittlung (z. B. Schulung, Hospitation, Dokumentation) (Schulungen, Beobachtung, Ausführliche Dokumentation, Kombination)
[ ] Datum des Abschlusses der Wissensvermittlung
[ ] Namen der Personen, die an der Wissensvermittlung teilgenommen haben

--- VALIDIERUNG NACH DER STILLLEGUNG ---
[ ] Datum des Abschlusses der Stilllegung (Bestätigung)
[ ] Anzahl der bestätigten Datenlöschungen (Stichprobenprüfung)
[ ] Bestätigung der Widerrufung des Zugriffs (Bitte alle zutreffenden Optionen auswählen) (Benutzerkonten deaktiviert, API-Schlüssel wurden widerrufen., Integrationen von Drittanbietern wurden entfernt.)
[ ] Anmerkungen zu aufgetretenen Problemen im Rahmen der Validierung
[ ] Gesamtstatus der Validierung (Vollständig, Teilweise, Unvollständig)
[ ] Bestätigung der Validierung

--- KOMMUNIKATION UND INFORMATIONEN FÜR DIE INTERESSENGRUPPEN ---
[ ] Datum der ersten Kontaktaufnahme
[ ] Zusammenfassung der ersten Kommunikation
[ ] Kommunikationsmethode (z. B. E-Mail, Besprechung) (E-Mail, Treffen, Interner Newsletter, Aktualisierung des Projektmanagementsystems)
[ ] Anzahl der benachrichtigten Interessengruppen
[ ] Datum des ersten Fortschrittsberichts
[ ] Zusammenfassung des Fortschrittsberichts 1
[ ] Rückmeldungen von Interessengruppen erhalten (Ja/Nein) (Ja, Nein)
[ ] Details zum Feedback der Interessengruppen (falls zutreffend)

--- RECHTLICHE PRÜFUNG UND EINHALTUNGSÜBERPRÜFUNG ---
[ ] Anwendbare Datenschutzbestimmungen (z. B. DSGVO, CCPA) (DSGVO, CCPA, HIPAA, Sonstiges (bitte im Langtextfeld näher erläutern))
[ ] Ausführliche Erläuterung der Aspekte, die bei der Einhaltung von Vorschriften zu berücksichtigen sind
[ ] Datum des Abschlusses der rechtlichen Prüfung
[ ] Anzahl der Datensätze, die einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen
[ ] Zusammenfassung des aktuellen Status und der Lösung im Zusammenhang mit der Anordnung zur Aufbewahrungspflicht
[ ] Status der Einhaltung der Richtlinie zur Datenaufbewahrung (Entspricht den Anforderungen / Erfüllt die Vorgaben, Nicht konform (Maßnahmen erforderlich))
[ ] Unterstützende Rechtsdokumente (z. B. Vereinbarungen, Korrespondenz)

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