CHECKLISTE FÜR DIE AUSSERBETRIEBNAHME EINES CRM-SYSTEMS Created by ChecklistGuro (https://checklistguro.com) --- PLANUNG UND UMFANG --- [ ] Projektziele und -aufgaben [ ] Grund für die Außerbetriebnahme (Systemaustausch, Kostensenkung, Unternehmensrestrukturierung, Andere) [ ] Geschätzte Projektdauer (in Tagen) [ ] Geplantes Startdatum [ ] Geplantes Fertigstellungsdatum [ ] Betroffene Systeme/Integrationen (Salesforce, Marketing-Automatisierung, ERP-System, Data Warehouse) [ ] Name des Projektleiters --- DATENERFASSUNG UND -ARCHIVIERUNG --- [ ] Datum für den Beginn der Datenerfassung [ ] Geschätzte Anzahl der zu extrahierenden Datensätze [ ] Beschreibung des Speicherorts und der Speicherungsart [ ] Datenformat für das Archiv (CSV, XML, JSON, Andere) [ ] Beispiel-Archivdatei (zur Validierung) [ ] Voraussichtliches Datum für den Abschluss der Datenerfassung --- DATENBEREINIGUNG UND -LÖSCHUNG --- [ ] Detaillierte Verfahren zur Datenbereinigung [ ] Anzahl der dauerhaft gelöschten Datensätze [ ] Verwendete Methode zur Datenlöschung (Überschreiben, Entmagnetisieren, Physische Zerstörung, Sicheres Löschen) [ ] Nachweis über die Datenlöschung (z. B. Löschbescheinigung) [ ] Datum des Abschlusses der Datenbereinigung [ ] Beschreibung aller Ausnahmen oder Abweichungen --- SYSTEMABSCHALTUNG UND ENTZUG DER ZUGRIFFSRECHTE --- [ ] Geplantes Datum der Abschaltung [ ] Geplante Abschaltzeit [ ] Anzahl der betroffenen Nutzer [ ] Die Schritte zum Widerruf des Zugriffs wurden abgeschlossen. (Benutzerberechtigungen widerrufen, Benutzerkonten deaktivieren, Rollenberechtigungen entfernen, API-Schlüssel deaktivieren) [ ] Abschalttverfahren (Sauberes Herunterfahren, Erzwungener Herunterfahren) [ ] Bestätigungscode während des Herunterfahrens eingegeben. [ ] Hinweise zum Abschaltvorgang (z. B. Fehler, unerwartetes Verhalten) [ ] Autorisierte Signatur für die geplante Systemabschaltung --- DEAKTIVIERUNG DER INTEGRATION --- [ ] Integration 1: Status (Aktiviert, Deaktiviert, Für die Deaktivierung geplant) [ ] Integration 2: Status (Aktiviert, Deaktiviert, Für die Deaktivierung geplant) [ ] Geplantes Datum der Deaktivierung (falls zutreffend) [ ] Hinweise zur Deaktivierung der Integration [ ] Anzahl der aktiven Verbindungen [ ] Deaktivierungsmethode (Deaktivierung der API, Manuelles Löschen, Andere) --- LIZENZVERWALTUNG --- [ ] Anzahl der zu stornierenden Lizenzen [ ] Lizenztyp (z. B. Benutzer-, API-Lizenz) (Nutzungslizenz, API-Lizenz, Andere) [ ] Datum der Stornierungsanfrage [ ] Hinweise zur Stornierungsanfrage (z. B. Grund für die Stornierung) [ ] Geschätzte Kosteneinsparungen [ ] Bestätigung vom Lieferanten erhalten? (Ja, Nein) [ ] Datum der Bestätigung der Stornierung durch den Anbieter --- DOKUMENTATION UND WISSENSWEITERGABE --- [ ] Ausführliche Dokumentation zum Stilllegungsverfahren [ ] Dokumentation der Methode zur Datenarchivierung [ ] Datei zur Überprüfung der Datensicherung beim Archivieren [ ] Methode zur Wissensvermittlung (z. B. Schulung, Hospitation, Dokumentation) (Schulungen, Beobachtung, Ausführliche Dokumentation, Kombination) [ ] Datum des Abschlusses der Wissensvermittlung [ ] Namen der Personen, die an der Wissensvermittlung teilgenommen haben --- VALIDIERUNG NACH DER STILLLEGUNG --- [ ] Datum des Abschlusses der Stilllegung (Bestätigung) [ ] Anzahl der bestätigten Datenlöschungen (Stichprobenprüfung) [ ] Bestätigung der Widerrufung des Zugriffs (Bitte alle zutreffenden Optionen auswählen) (Benutzerkonten deaktiviert, API-Schlüssel wurden widerrufen., Integrationen von Drittanbietern wurden entfernt.) [ ] Anmerkungen zu aufgetretenen Problemen im Rahmen der Validierung [ ] Gesamtstatus der Validierung (Vollständig, Teilweise, Unvollständig) [ ] Bestätigung der Validierung --- KOMMUNIKATION UND INFORMATIONEN FÜR DIE INTERESSENGRUPPEN --- [ ] Datum der ersten Kontaktaufnahme [ ] Zusammenfassung der ersten Kommunikation [ ] Kommunikationsmethode (z. B. E-Mail, Besprechung) (E-Mail, Treffen, Interner Newsletter, Aktualisierung des Projektmanagementsystems) [ ] Anzahl der benachrichtigten Interessengruppen [ ] Datum des ersten Fortschrittsberichts [ ] Zusammenfassung des Fortschrittsberichts 1 [ ] Rückmeldungen von Interessengruppen erhalten (Ja/Nein) (Ja, Nein) [ ] Details zum Feedback der Interessengruppen (falls zutreffend) --- RECHTLICHE PRÜFUNG UND EINHALTUNGSÜBERPRÜFUNG --- [ ] Anwendbare Datenschutzbestimmungen (z. B. DSGVO, CCPA) (DSGVO, CCPA, HIPAA, Sonstiges (bitte im Langtextfeld näher erläutern)) [ ] Ausführliche Erläuterung der Aspekte, die bei der Einhaltung von Vorschriften zu berücksichtigen sind [ ] Datum des Abschlusses der rechtlichen Prüfung [ ] Anzahl der Datensätze, die einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen [ ] Zusammenfassung des aktuellen Status und der Lösung im Zusammenhang mit der Anordnung zur Aufbewahrungspflicht [ ] Status der Einhaltung der Richtlinie zur Datenaufbewahrung (Entspricht den Anforderungen / Erfüllt die Vorgaben, Nicht konform (Maßnahmen erforderlich)) [ ] Unterstützende Rechtsdokumente (z. B. Vereinbarungen, Korrespondenz) --- END OF TEMPLATE --- Transform this text into a digital, automated, and trackable mobile app! Visit: https://checklistguro.com/templates/crm/crm-decommissioning-checklist (Click "Install Template" to launch your digital inspection tool immediately)