MITARBEITER-GESUNDHEITSPROGRAMM-COMPLIANCE-CHECKLISTE (PERSONALABTEILUNG)

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--- PROGRAMMGESTALTUNG UND TEILNAHMEBERECHTIGUNG ---
[ ] Programmteilnahmebedingungen (Alle Mitarbeiter
, Spezifische Abteilungen, Auf Basis der Professur, Basierend auf den Ergebnissen der Gesundheitsrisikobewertung)
[ ] Mindestbeteiligungsquote (%),
[ ] Programmstartdatum
[ ] Angebotene Anreizsysteme (Geschenkkarten, Premium-Rabatte, Waren, Bargeldprämien)
[ ] Ausführliche Erläuterung der Zulassungskriterien
[ ] Verfahren zur Ermittlung der Anspruchsberechtigung (Selbstauskunft, Managerbestätigung, Personalbescheinigung)

--- DATENSCHUTZ UND DATENSICHERHEIT ---
[ ] HIPAA-Konformitätsprüfung (konform, Teilweise konform, Nicht konform)
[ ] Verwendete Verschlüsselungsmethoden
[ ] Mitarbeiterzustimmung eingeholt? (Ja., Nein.)
[ ] Datum der letzten Überprüfung der Datenschutzerklärung
[ ] Anzahl der gemeldeten Datenverstöße (letztes Jahr)
[ ] Beschreibung der Datenzugriffskontrollen
[ ] Sind Vereinbarungen zur Sicherheit von Drittanbietern vorhanden? (Ja., Nein.)

--- EINHALTUNG VON ADA UND FMLA ---
[ ] Bietet das Wellnessprogramm Anpassungen für Menschen mit Behinderungen? (Ja., Nein., Nicht zutreffend.)
[ ] Beschreiben Sie den Ablauf für die Beantragung und Genehmigung angemessener Vorkehrungen für die Teilnahme an Programmen.
[ ] Werden Mitarbeiter darüber informiert, welche Rechte sie im Zusammenhang mit der Teilnahme an Programmen zur Gesundheitsförderung im Rahmen des FMLA haben? (Ja., Nein., Nicht zutreffend.)
[ ] Wie Anträge auf FMLA-Freistellung im Zusammenhang mit der Teilnahme an Programmen zur Gesundheitsförderung bearbeitet werden, erläutern.
[ ] Anzahl der FMLA-Anträge im Zusammenhang mit der Teilnahme an Programmen zur Gesundheitsförderung im letzten Jahr.
[ ] Datum der letzten Überprüfung der Einhaltung von ADA/FMLA-Bestimmungen in Bezug auf das Wohlfahrtsprogramm.

--- ANTIDISKRIMINIERUNG UND CHANCENGLEICHHEIT ---
[ ] Zugangsbeschränkungen für das Programm identifiziert? (Ja., Nein., Nicht bewertet)
[ ] Beschreiben Sie identifizierte Barrieren für den gleichberechtigten Zugang (z. B. Sprache, Behinderung, geografische Lage).
[ ] Welche Gruppen werden gezielt angesprochen, um eine gleichberechtigte Teilhabe sicherzustellen? (Mitarbeiter*innen mit Behinderung, Mitarbeiter mit unterschiedlichem ethnischen Hintergrund, Mitarbeiter mit eingeschränktem Englischkenntnissen, Mitarbeiter in ländlichen Gebieten, Sonstiges (Bitte angeben))
[ ] Beschreiben Sie die umgesetzten Maßnahmen zur Ansprache der Zielgruppen.
[ ] Sind die Programmunterlagen in mehreren Sprachen verfügbar? (Ja., Nein., Keine Angabe.)
[ ] Werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Behinderungen untergebracht? (Ja., Nein., Die Richtlinie besteht, wird aber selten genutzt.)

--- LIEFERANTENMANAGEMENT & VERTRÄGE ---
[ ] Lieferantenprüfung abgeschlossen? (Ja., Nein.)
[ ] Vertragsbeginndatum

[ ] Vertragsablaufdatum
[ ] Zusammenfassung der wesentlichen Vertragsbedingungen
[ ] Vertragskopie
[ ] Vertrag von Rechtsabteilung geprüft? (Ja., Nein.)
[ ] Lieferantenversicherungsdeckung
[ ] Notizen zur Lieferantenleistung/Bedenken

--- TEILNAHME & KOMMUNIKATION ---
[ ] Zusammenfassung des Kommunikationsplans für das Programm
[ ] Datum der letzten Kommunikationsverteilung
[ ] Verwendete Kommunikationskanäle (E-Mail, Intranet, Poster, Team-Meetings, Betriebsnewsletter)
[ ] Erreichungsgrad der Mitarbeiter (%) der Kommunikation
[ ] Beispielhafte Kommunikationsmaterialien (z. B. Flyer, E-Mail)
[ ] Methode zur Sicherstellung des Mitarbeitendenbewusstseins (z. B. Empfangsbestätigung) (Keine formelle Anerkennung, Mitarbeiterbestätigung, Teilnehmerzahl bei Trainingsveranstaltungen)
[ ] Mitarbeiter-Onboarding: Informationen zum Wohlbefinden

--- BESTEUERUNG UND BERICHTSWESEN ---
[ ] Gesamtwert der gewährten Gesundheitsanreize
[ ] Datum der Meldung gemäß IRS-Formular 679 (falls zutreffend)
[ ] Wellness-Programmstruktur (z. B. Anreize, Rabatt) (Anreize, Rabatte, Andere)
[ ] Anzahl der Mitarbeiter, die Anreize erhalten
[ ] Zusammenfassung der berücksichtigten steuerlichen Auswirkungen
[ ] Verfahren zur Ermittlung des zu versteuernden Wertes von Anreizen (Safe-Harbor-Verfahren, Rückblickmethode, Andere)
[ ] Datum der letzten Steuerberatung (optional)

--- DOKUMENTATION UND UNTERLAGENVERWALTUNG ---
[ ] Erstellungsdatum
[ ] Überprüfung der Dokumentation zum Wohlfühlprogramm
[ ] Kopie der Mitarbeiterzustimmungserklärungen (falls zutreffend)
[ ] Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter (aktiv)
[ ] Lieferantenprüfungen/Lieferantenbewertungen
[ ] Datum der letzten Aktualisierung der Programmdokumentation
[ ] Hinweise zu Datensicherheitsprotokollen

--- PROGRAMMEVALUATION & UPDATES ---
[ ] Letzte Programmwertungsdatum
[ ] Mitarbeiterbeteiligungsquote (%)
[ ] Mitarbeiterzufriedenheitswert (Skala von 1-5)
[ ] Zusammenfassung des Mitarbeiterfeedbacks (Qualitative Daten)
[ ] Wurden die Programmziele erreicht? (Ja., Nein., Teilweise)
[ ] Empfehlungen zur Programverbesserung
[ ] Datum der nächsten Programmwertung

--- ANRECHENSTRUKTURKONFORMITÄT ---
[ ] Maximaler Anreizwert (USD)
[ ] Anreizart (Bargeld, Geschenkkarte, Prämienreduktion, Andere)
[ ] Prozentuale Reduzierung (für Prämientenreduzierungen)
[ ] Beschreibung der Anreizbedingungen
[ ] Erstattung konformer medizinischer Aufwendungen (Ja., Nein., N/A)
[ ] Datumsbezogenes Anreizprogramm eingerichtet
[ ] IRS Safe-Harbor-Konformität (Mehrfachauswahl möglich) (Gute Treu, Diskriminierungsprüfung, Schriftlicher Plan, Keine Vergeltungswirkung)
[ ] Plan Dokumenten-ID

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