MITARBEITER-GESUNDHEITSPROGRAMM-COMPLIANCE-CHECKLISTE (PERSONALABTEILUNG) Created by ChecklistGuro (https://checklistguro.com) --- PROGRAMMGESTALTUNG UND TEILNAHMEBERECHTIGUNG --- [ ] Programmteilnahmebedingungen (Alle Mitarbeiter , Spezifische Abteilungen, Auf Basis der Professur, Basierend auf den Ergebnissen der Gesundheitsrisikobewertung) [ ] Mindestbeteiligungsquote (%), [ ] Programmstartdatum [ ] Angebotene Anreizsysteme (Geschenkkarten, Premium-Rabatte, Waren, Bargeldprämien) [ ] Ausführliche Erläuterung der Zulassungskriterien [ ] Verfahren zur Ermittlung der Anspruchsberechtigung (Selbstauskunft, Managerbestätigung, Personalbescheinigung) --- DATENSCHUTZ UND DATENSICHERHEIT --- [ ] HIPAA-Konformitätsprüfung (konform, Teilweise konform, Nicht konform) [ ] Verwendete Verschlüsselungsmethoden [ ] Mitarbeiterzustimmung eingeholt? (Ja., Nein.) [ ] Datum der letzten Überprüfung der Datenschutzerklärung [ ] Anzahl der gemeldeten Datenverstöße (letztes Jahr) [ ] Beschreibung der Datenzugriffskontrollen [ ] Sind Vereinbarungen zur Sicherheit von Drittanbietern vorhanden? (Ja., Nein.) --- EINHALTUNG VON ADA UND FMLA --- [ ] Bietet das Wellnessprogramm Anpassungen für Menschen mit Behinderungen? (Ja., Nein., Nicht zutreffend.) [ ] Beschreiben Sie den Ablauf für die Beantragung und Genehmigung angemessener Vorkehrungen für die Teilnahme an Programmen. [ ] Werden Mitarbeiter darüber informiert, welche Rechte sie im Zusammenhang mit der Teilnahme an Programmen zur Gesundheitsförderung im Rahmen des FMLA haben? (Ja., Nein., Nicht zutreffend.) [ ] Wie Anträge auf FMLA-Freistellung im Zusammenhang mit der Teilnahme an Programmen zur Gesundheitsförderung bearbeitet werden, erläutern. [ ] Anzahl der FMLA-Anträge im Zusammenhang mit der Teilnahme an Programmen zur Gesundheitsförderung im letzten Jahr. [ ] Datum der letzten Überprüfung der Einhaltung von ADA/FMLA-Bestimmungen in Bezug auf das Wohlfahrtsprogramm. --- ANTIDISKRIMINIERUNG UND CHANCENGLEICHHEIT --- [ ] Zugangsbeschränkungen für das Programm identifiziert? (Ja., Nein., Nicht bewertet) [ ] Beschreiben Sie identifizierte Barrieren für den gleichberechtigten Zugang (z. B. Sprache, Behinderung, geografische Lage). [ ] Welche Gruppen werden gezielt angesprochen, um eine gleichberechtigte Teilhabe sicherzustellen? (Mitarbeiter*innen mit Behinderung, Mitarbeiter mit unterschiedlichem ethnischen Hintergrund, Mitarbeiter mit eingeschränktem Englischkenntnissen, Mitarbeiter in ländlichen Gebieten, Sonstiges (Bitte angeben)) [ ] Beschreiben Sie die umgesetzten Maßnahmen zur Ansprache der Zielgruppen. [ ] Sind die Programmunterlagen in mehreren Sprachen verfügbar? (Ja., Nein., Keine Angabe.) [ ] Werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Behinderungen untergebracht? (Ja., Nein., Die Richtlinie besteht, wird aber selten genutzt.) --- LIEFERANTENMANAGEMENT & VERTRÄGE --- [ ] Lieferantenprüfung abgeschlossen? (Ja., Nein.) [ ] Vertragsbeginndatum [ ] Vertragsablaufdatum [ ] Zusammenfassung der wesentlichen Vertragsbedingungen [ ] Vertragskopie [ ] Vertrag von Rechtsabteilung geprüft? (Ja., Nein.) [ ] Lieferantenversicherungsdeckung [ ] Notizen zur Lieferantenleistung/Bedenken --- TEILNAHME & KOMMUNIKATION --- [ ] Zusammenfassung des Kommunikationsplans für das Programm [ ] Datum der letzten Kommunikationsverteilung [ ] Verwendete Kommunikationskanäle (E-Mail, Intranet, Poster, Team-Meetings, Betriebsnewsletter) [ ] Erreichungsgrad der Mitarbeiter (%) der Kommunikation [ ] Beispielhafte Kommunikationsmaterialien (z. B. Flyer, E-Mail) [ ] Methode zur Sicherstellung des Mitarbeitendenbewusstseins (z. B. Empfangsbestätigung) (Keine formelle Anerkennung, Mitarbeiterbestätigung, Teilnehmerzahl bei Trainingsveranstaltungen) [ ] Mitarbeiter-Onboarding: Informationen zum Wohlbefinden --- BESTEUERUNG UND BERICHTSWESEN --- [ ] Gesamtwert der gewährten Gesundheitsanreize [ ] Datum der Meldung gemäß IRS-Formular 679 (falls zutreffend) [ ] Wellness-Programmstruktur (z. B. Anreize, Rabatt) (Anreize, Rabatte, Andere) [ ] Anzahl der Mitarbeiter, die Anreize erhalten [ ] Zusammenfassung der berücksichtigten steuerlichen Auswirkungen [ ] Verfahren zur Ermittlung des zu versteuernden Wertes von Anreizen (Safe-Harbor-Verfahren, Rückblickmethode, Andere) [ ] Datum der letzten Steuerberatung (optional) --- DOKUMENTATION UND UNTERLAGENVERWALTUNG --- [ ] Erstellungsdatum [ ] Überprüfung der Dokumentation zum Wohlfühlprogramm [ ] Kopie der Mitarbeiterzustimmungserklärungen (falls zutreffend) [ ] Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter (aktiv) [ ] Lieferantenprüfungen/Lieferantenbewertungen [ ] Datum der letzten Aktualisierung der Programmdokumentation [ ] Hinweise zu Datensicherheitsprotokollen --- PROGRAMMEVALUATION & UPDATES --- [ ] Letzte Programmwertungsdatum [ ] Mitarbeiterbeteiligungsquote (%) [ ] Mitarbeiterzufriedenheitswert (Skala von 1-5) [ ] Zusammenfassung des Mitarbeiterfeedbacks (Qualitative Daten) [ ] Wurden die Programmziele erreicht? (Ja., Nein., Teilweise) [ ] Empfehlungen zur Programverbesserung [ ] Datum der nächsten Programmwertung --- ANRECHENSTRUKTURKONFORMITÄT --- [ ] Maximaler Anreizwert (USD) [ ] Anreizart (Bargeld, Geschenkkarte, Prämienreduktion, Andere) [ ] Prozentuale Reduzierung (für Prämientenreduzierungen) [ ] Beschreibung der Anreizbedingungen [ ] Erstattung konformer medizinischer Aufwendungen (Ja., Nein., N/A) [ ] Datumsbezogenes Anreizprogramm eingerichtet [ ] IRS Safe-Harbor-Konformität (Mehrfachauswahl möglich) (Gute Treu, Diskriminierungsprüfung, Schriftlicher Plan, Keine Vergeltungswirkung) [ ] Plan Dokumenten-ID --- END OF TEMPLATE --- Transform this text into a digital, automated, and trackable mobile app! Visit: https://checklistguro.com/templates/human-resources-management/employee-wellness-program-compliance-checklist-hr (Click "Install Template" to launch your digital inspection tool immediately)