LISTE DE CONTRÔLE DE CONFORMITÉ AU PROGRAMME DE BIEN-ÊTRE DES EMPLOYÉS (RH)

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--- CONCEPTION DU PROGRAMME ET CONDITIONS D'ADMISSIBILITÉ ---
[ ] Critères d'admissibilité au programme (Tous les employés, Départements spécifiques, Fondé sur l'ancienneté, Selon les résultats de l'évaluation des risques pour la santé)
[ ] Taux de participation minimal (%)
[ ] Date de début du programme
[ ] Types d'incitations offertes (Cartes-cadeaux, Réductions Premium, Marchandises, Récompenses en espèces)
[ ] Explication détaillée des critères d'éligibilité
[ ] Méthode de détermination de l'admissibilité (Auto-déclaration, Vérification par le responsable, Vérification des ressources humaines)

--- CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ DES DONNÉES ---
[ ] Évaluation de la conformité à la loi HIPAA (Conforme, Partiellement conforme, Non conforme)
[ ] Méthodes de chiffrement des données utilisées
[ ] Formulaire de consentement du personnel obtenu ? (Oui, Non.)
[ ] Date de la dernière révision de cette politique de confidentialité
[ ] Nombre de violations de données signalées (année précédente)

[ ] Description des contrôles d'accès aux données
[ ] Des accords de sécurité avec les fournisseurs tiers en place ? (Oui, Non.)

--- CONFORMITÉ À L'ADA ET À LA LCF ---
[ ] Le programme de bien-être propose-t-il des aménagements pour les personnes handicapées ? (Oui., Non., Non applicable.
)
[ ] Décrivez la procédure pour demander et approuver des aménagements raisonnables pour la participation au programme.
[ ] Les employés sont-ils informés de leur droit au congé lié à la participation à un programme de bien-être ? (Oui., Non., Non applicable.
)
[ ] Décrivez la procédure suivie pour les demandes de congé liées à la participation à un programme de bien-être.
[ ] Nombre de demandes de congé parental liées à la participation à un programme de bien-être au cours de l'année écoulée.
[ ] Date du dernier examen de la conformité à l'ADA/à la loi FMLA concernant le programme de bien-être.

--- NON-DISCRIMINATION ET ACCÈS ÉGAL ---
[ ] Obstacles à l'accès au programme identifiés ? (Oui., Non., Non évalué.
)
[ ] Décrivez les obstacles identifiés à l'accès égal (p. ex. la langue, le handicap, la situation géographique).
[ ] Quels groupes sont spécifiquement ciblés pour garantir une participation équitable ? (Personnes handicapées, Employés issus de milieux ethniques divers, Employés ayant une maîtrise limitée de l'anglais, Employés dans les zones rurales, Autre (préciser)
)
[ ] Décrivez les stratégies de sensibilisation mises en œuvre pour atteindre les groupes cibles.
[ ] Les documents du programme sont-ils disponibles en plusieurs langues ? (Oui., Non., N/A
)
[ ] Dispositifs d'aménagement offerts aux employés handicapés ? (Oui., Non., La politique existe, mais est rarement appliquée.)

--- GESTION DES FOURNISSEURS ET CONTRATS ---
[ ] La vérification des fournisseurs est-elle terminée ? (Oui., Non.)
[ ] Date de début de contrat
[ ] Date d'expiration du contrat

[ ] Résumé des principales clauses contractuelles
[ ] Copie du contrat avec le fournisseur
[ ] Contrat relu par les services juridiques ? (Oui., Non.)
[ ] Montant de la couverture d'assurance du fournisseur
[ ] Observations sur la performance/les préoccupations concernant les fournisseurs

--- PARTICIPATION ET COMMUNICATION ---
[ ] Résumé du plan de communication du programme
[ ] Date de la dernière diffusion de communication
[ ] Canaux de communication utilisés (Courriel, Intranet, Affiches, Réunions d'équipe, Infolettre de l'entreprise)
[ ] Portée estimée des communications auprès des employés (%)
[ ] Documents de communication (par exemple, dépliant, courriel)
[ ] Méthode pour assurer la sensibilisation des employés (p. ex. formulaire de lecture et de compréhension) (Pas de remerciements formels., Formulaire de Reconnaissance des Employés
, Participation à la séance de formation)
[ ] Description des informations relatives au bien-être lors de l'intégration des employés

--- IMPOSITION ET DÉCLARATION ---
[ ] Valeur totale des incitations au bien-être accordées
[ ] Date du dépôt du formulaire 679 de l'IRS (le cas échéant)
[ ] Structure du programme de bien-être (par exemple, primes, rabais) (Incitations, Réductions, Autre)
[ ] Nombre de salariés bénéficiant d'incitations
[ ] Résumé des implications fiscales examinées
[ ] Méthode de détermination de la valeur imposable des incitations (Méthode du port sûr, Méthode rétrospective, Autre)
[ ] Date de la dernière consultation fiscale (facultatif)

--- DOCUMENTATION ET ARCHIVAGE ---
[ ] Date de création de l'enregistrement
[ ] Synthèse de l'examen de la documentation du programme de bien-être
[ ] Copie des formulaires de consentement de l'employé (le cas échéant)

[ ] Nombre de salariés participant (actifs)
[ ] Dossiers d'audits/d'évaluations des fournisseurs
[ ] Date de la dernière mise à jour de la documentation du programme
[ ] Notes sur les protocoles de sécurité des données

--- ÉVALUATION ET MISES À JOUR DU PROGRAMME ---
[ ] Date de la dernière évaluation du programme
[ ] Taux de participation des salariés (%)
[ ] Indice de satisfaction des employés (échelle de 1 à 5)
[ ] Synthèse des commentaires des employés (données qualitatives)
[ ] Les objectifs du programme ont-ils été atteints ? (Oui, Non., Partiellement)
[ ] Recommandations d'amélioration du programme
[ ] Date du prochain examen du programme

--- CONFORMITÉ AUX STRUCTURES D'INCITATION ---
[ ] Valeur maximale de l'incitation (USD)
[ ] Type d'incitation (Espèces, Carte-cadeau
, Réduction Premium
, Autre)
[ ] Réduction en pourcentage (pour les réductions de primes)

[ ] Description des conditions d'incitation
[ ] Conformité au remboursement des frais médicaux admissibles (Oui., Non., N/A
)
[ ] Programme d'incitation basé sur les dates établi
[ ] Conformité au port sûr de l'IRS (Cocher toutes les options pertinentes)
 (Bonne foi, Tests de non-discrimination, Plan écrit
, Pas d'effet de représailles)
[ ] Identifiant du document de planification

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