ПЪЛЕН ЦИКЪЛ НА УПРАВЛЕНИЕ НА РАБОТНИЯ ПРОЦЕС ЗА СЪБИТИЯ, ОТ НАЧАЛОТО ДО КРАЯ.

Created by ChecklistGuro (https://checklistguro.com)

[ ] Инициализиране на заявка за събитие: Създайте нов запис в схемата на данните „Заявка за събитие“, за да започнете жизнения цикъл.
[ ] Назначете координатор на събитието.: Създайте задача за екипа по управление на събития, за да прегледа първоначалната заявка.
[ ] Актуализирайте статуса на заявката до „В процес на разглеждане“.: Актуализирайте полето „Статус“ в записа за заявката за събитие.
[ ] Проверете наличността на залите.: Извлечете записи от модела данни „Места“, за да проверите наличните дати.
[ ] Изчислете приблизителния бюджет.: Изчислете първоначалната оценка на бюджета въз основа на броя на участниците и основната цена на мястото на провеждане.
[ ] Задача: Избор на място за провеждане на събитието: Създайте задача за служителя, отговарящ за логистиката, с цел да финализира избора на място за провеждане на събитието.
[ ] Създаване на запис за резервация на място: Създайте запис в информационния модел „Резервации“, който да е свързан с избраното място.
[ ] Актуализиране на логистиката на събитието.: Актуализирайте записа „Логистика на събитието“ с потвърдените данни за мястото и датата на провеждане.
[ ] Набавяне от доставчик: Създайте задачи за намиране на доставчици за кетъринг, аудио-визуално оборудване и декорация.
[ ] Извлечете оферти от доставчици.: Извлечете всички записи от „Оферти от доставчици“, свързани с текущото събитие.
[ ] Обща сума на разходите за всички доставчици.: Съберете стойностите на полето „Цена“ от всички свързани записи за оферти на доставчици, за да получите общата стойност.
[ ] Изчислете отклонението от бюджета.: Извадете общите разходи на доставчиците от определения бюджет за събитието.
[ ] Окончателно одобрение на бюджета: Създайте задача за финансовия мениджър, която да включва одобряване на изчислените разходи.
[ ] Уведомете заинтересованите страни за одобрението.: Изпратете имейл до всички заинтересовани страни, свързани с събитието, с което да потвърдите, че бюджетът е одобрен.
[ ] Актуализирайте статуса на събитието на „Потвърдено“.: Променете статуса на записа за заявката за събитие на „Потвърдено“.
[ ] Изпратете покани: Създайте задача за екипа по комуникациите, която да включва разпращане на покани за събитието.
[ ] Извлечете списъка с участниците.: Извлечете всички записи от модела данни „Регистрации“ за конкретното събитие.
[ ] Общ брой участници: Съберете броя на записите в модела „Регистрации“, за да получите общия брой служители.
[ ] Изпратете напомняне за събитието.: Изпратете SMS напомняне на всички регистрирани участници 24 часа преди събитието.
[ ] Обобщение след събитието: Създайте задача за събиране на обратна връзка и приключване на жизнения цикъл на събитието.
[ ] Генериране на отчет с обобщена информация за събитието: Създайте окончателен доклад, в който да се обобщят разходите, посещаемостта и представянето на доставчиците.
[ ] Архивиране на данните от събитията: Актуализирайте статуса на записа за събитието на „Завършено“ и отбележете го за архивиране.

--- END OF TEMPLATE ---
Transform this text into a digital, automated, and trackable mobile app!
Visit: https://checklistguro.com/workflow-templates/event-planning-management/end-to-end-event-lifecycle-management-workflow
(Click "Install Template" to launch your digital inspection tool immediately)