FLUJO DE TRABAJO PARA LA GESTIÓN INTEGRAL DEL CICLO DE VIDA DE LOS EVENTOS.

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[ ] Iniciar solicitud de evento.: Cree una nueva entrada en el modelo de datos de «Solicitud de evento» para iniciar el ciclo de vida.
[ ] Asignar organizador de eventos.: Cree una tarea para que el equipo de gestión de eventos revise la solicitud inicial.
[ ] Actualizar el estado de la solicitud a «En revisión».: Actualice el campo de estado de la entrada de la solicitud de evento.
[ ] Consultar la disponibilidad del lugar.: Recupere las entradas del modelo de datos «Lugares» para verificar las fechas disponibles.
[ ] Calcular el presupuesto estimado.: Calcule el presupuesto inicial estimado en función del número de asistentes y del costo base del lugar donde se celebrará el evento.
[ ] Tarea de selección de la ubicación: Cree una tarea para que el responsable de logística tome la decisión final sobre la ubicación.
[ ] Crear registro de reserva de espacio: Cree una entrada en el modelo de datos de «Reservas» que esté vinculada al lugar seleccionado.
[ ] Actualización de la logística del evento.: Actualice la entrada de «Logística del evento» con los detalles confirmados del lugar y la fecha.
[ ] Adquisición de proveedores: Cree tareas para encontrar proveedores de servicios de catering, equipos audiovisuales y decoración.
[ ] Obtener cotizaciones de proveedores: Obtenga todas las entradas de «Cotizaciones de proveedores» asociadas al evento actual.
[ ] Costo total del proveedor: Reúna la propiedad «Precio» de todas las entradas relacionadas de «Cotización del proveedor» para calcular el costo total.
[ ] Calcular la desviación del presupuesto.: Resta el costo total de los proveedores del presupuesto asignado para el evento.
[ ] Aprobación definitiva del presupuesto.: Cree una tarea para que el gerente de Finanzas apruebe los gastos calculados.
[ ] Notificar a las partes interesadas la aprobación.: Envíe un correo electrónico a las partes interesadas del evento para confirmar la aprobación del presupuesto.
[ ] Actualizar el estado del evento a «Confirmado».: Cambie el estado de la entrada de la solicitud de evento a «Confirmado».
[ ] Enviar invitaciones: Cree una tarea para que el equipo de comunicaciones se encargue de enviar las invitaciones al evento.
[ ] Obtener la lista de asistentes.: Recupere todas las entradas del modelo de datos «Registros» para el evento específico.
[ ] Total de asistentes: Sumar el número de registros en el modelo «Registros» para obtener el total de empleados.
[ ] Enviar recordatorio del evento: Envíe un recordatorio por SMS a todos los participantes registrados 24 horas antes del evento.
[ ] Resumen posterior al evento.: Cree una tarea para recopilar comentarios y finalizar el ciclo de vida del evento.
[ ] Generar informe de resumen del evento.: Elabore un informe final que resuma los costos, la asistencia y el desempeño de los proveedores.
[ ] Archivar los datos del evento: Actualice el estado de la entrada del evento a «Completado» y marque para que se archive.

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