VERANSTALTUNGSPLANUNG: CHECKLISTE ZUR HOTEL-FUNKTIONS- UND GÄSTEERLEBNISPRÜFUNG

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--- VORABKOORDINATION ---
[ ] Veranstaltungsbuchungsbestätigungsdatum
[ ] Kontaktperson im Hotel (Empfang, Veranstaltungsplaner/in, Verkaufsleiter
)
[ ] Telefonnummer des Ansprechpartners
[ ] Veranstaltungs Vertragsnummer
[ ] Wesentliche Details aus dem Veranstaltungsvertrag (z. B. Raummiete, Dienstleistungen)

[ ] Geschätzte Teilnehmerzahl
[ ] Zimmerart/Konfiguration bestätigt (Tanzsaal, Konferenzraum, Suite, Andere)
[ ] Geplanter Termin für ein Vorab-Meeting

--- VERANSTALTUNGSAUFBAU & LOGISTIK ---
[ ] Raumkapazität (Bestätigt)

[ ] Raumlayout-Konfiguration (Theater, Klassenzimmer, Konferenz, U-Form, Bankett)
[ ] Bühnen-/Podiumplatzierung
[ ] Einrichtungszeit
[ ] Geplanter Beginn des Abrisses
[ ] Spezielle Installationshinweise (z. B. Dekoration, Möbelanordnung)
[ ] Erforderliche Möbel (alle zutreffenden Optionen ankreuzen) (Tische, Stühle, Podium, Projektorleinwand, Mikrofone)
[ ] Grundriss (falls vorhanden)

--- AUDIO-VISUELLE UND TECHNISCHE AUSRÜSTUNG ---
[ ] Projektorhelligkeit (Lumens)
[ ] Mikrofontyp (kabellos, Vernetzt, Manschettenknopf)
[ ] Geplanter Termin für die Audio-visuelle Geräteprüfung
[ ] Hinweise zu spezifischen AV-Einrichtungsanforderungen
[ ] Benötigte Kabel/Adapter (HDMI, VGA, Audiokabel, Netzteil)
[ ] Lautsprecherkonfiguration (Rundum-Klang, Stereo, Mono)
[ ] Letztes Datum für die Wartung der Audiovisualtechnik

--- CATERING UND VERPFLEGUNGSSERVICE ---
[ ] Bestätigte Teilnehmerzahl
[ ] Ernährungseinschränkungen (Bitte alle zutreffenden Optionen ankreuzen) (Vegetarier, Vegan, glutenfrei, Ohne Milchprodukte, Nussallergie, Sonstiges (Bitte angeben))
[ ] Spezifische Ernährungsbedürfnisse/Allergien (Details)
[ ] Menüauswahlbestätigung (Bestätigt – Standardmenü, Bestätigt – Individuelle Speisekarte, Zur Genehmigung ausstehend)
[ ] Geplante Liefer-/Servicedienstzeit
[ ] Bestätigung der endgültigen Servierzeit
[ ] Getränkeserviceart (Voll ausgestattete Bar, Begrenzte Kapazität, Alkoholfrei)
[ ] Hinweise zur Lebensmittelpräsentation und den erforderlichen Aufbereitungsrichtlinien.

--- ANKUNFT UND REGISTRIERUNG DER GÄSTE ---
[ ] Anzahl früher Ankünfte
[ ] Check-in-Geschwindigkeit (ungefähre Schätzung)
 (Sehr langsam, langsam, Durchschnitt, Schnell, Sehr schnell)
[ ] Notizen zu Gästekommentaren/Besonderen Wünschen
[ ] Schlüsselverteilungsmethode (Physische Schlüssel, Mobiler Schlüssel, Andere)
[ ] Ankunftsdatum
[ ] Ankunftszeit
[ ] Gastservice benötigt (Bitte alle zutreffenden Punkte ankreuzen) (Rollstuhlbeförderung, Gepäckservice, Anweisungen, Andere)

--- VERANSTALTUNGSDURCHFÜHRUNG UND -MANAGEMENT ---
[ ] Geplante Startzeit
[ ] Tatsächliche Besucherzahl vs. Erwartete Besucherzahl
[ ] AV-Techniker vor Ort? (Ja., Nein.)
[ ] Probleme während der Veranstaltung? (Audio-Probleme, Catering-Verspätungen, Raumtemperatur, Technische Pannen, Andere)
[ ] Details zu anderem Problem (falls ausgewählt)
[ ] Tatsächliches Endzeitpunkt des Ereignisses
[ ] Zusammenfassung des Ablaufs und Beobachtungen

--- AUFRÄUMARBEITEN & ABSCHLUSSINSPEKTION ---
[ ] Raumbeschädigungs-Bewertung (1-5)
[ ] Abfall- und Recyclingtonnenstatus (Leer & sauber, teilweise gefüllt, überlaufend, Nicht anwesend)
[ ] Detaillierte Hinweise zu Schäden oder Problemen
[ ] Datum der Endabnahme
[ ] Zeit der Endabnahme
[ ] Gesamteindruck Sauberkeit (Ausgezeichnet, Gut, Befriedigend, Schlecht) (Ausgezeichnet, Gut, gerecht, arm)
[ ] Fotos des Zustands nach dem Ereignis (optional)

--- GÄSTEZUFRIEDENHEIT & FEEDBACK ---
[ ] Gesamtzufriedenheit (1-10)
[ ] Mitarbeiterfreundlichkeit (Ausgezeichnet, Gut, Durchschnitt, Ehrlich., arm)
[ ] Raum Sauberkeit (Ausgezeichnet, Gut, Durchschnitt, Ehrlich, arm)
[ ] Was hat Ihnen an Ihrer Erfahrung am besten gefallen?
[ ] Was hätten wir besser machen können?
[ ] Würden Sie unser Hotel weiterempfehlen? (Ja., Nein.)
[ ] Optional: Fotos im Zusammenhang mit Ihrer Erfahrung hochladen (z. B. Raum, Veranstaltungsort).

--- SICHERHEIT UND SCHUTZ ---
[ ] Fluchtwege deutlich gekennzeichnet? (Ja, Nein, N/A)
[ ] Anzahl des Sicherheitspersonals vor Ort
[ ] Feuerlöscher geprüft und aktuell? (Ja., Nein., N/A)
[ ] Sicherheitsrisiken bewertet (Mehrfachauswahl möglich) (Menschenmanagement, Diebstahl, Brandgefahr, Medizinischer Notfall, Äußere Bedrohungen)
[ ] Letztes Datum der Sicherheitsausbildung
[ ] Standort des Erste-Hilfe-Kits
[ ] Wurden Sicherheitsvorfälle gemeldet?

--- HOTEL PERSONAL SCHULUNG & BRIEFING ---
[ ] Berichtszusammenfassung – Überprüfung
[ ] Verständnis des Ereignisablaufs (Vollständig verstehen, Teilweise verstehen, Benötigen Sie weitere Erläuterungen?)
[ ] Bestätigte Teilnehmerzahl der Veranstaltung
[ ] Schlüsselpersonen und Verantwortlichkeiten für Veranstaltungen (Veranstaltungsplaner/in, Cateringleiter/in, Sicherheitsdienstpersonal, Audiovisuelle Techniker/in)
[ ] Datum der letzten Sicherheitsunterweisung
[ ] Geplante Pausenzeiten während der Veranstaltung
[ ] Kenntnis von Notfallverfahren (Vollständig vertraut, Teilweise bekannt, Nicht bekannt)

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