LISTE DE CONTRÔLE DE L'ORGANISATION D'ÉVÉNEMENTS : AUDIT DES FONCTIONS HÔTELIÈRES ET DE L'EXPÉRIENCE CLIENT

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--- COORDINATION PRÉALABLE À L'ÉVÉNEMENT ---
[ ] Confirmation de réservation - Date
[ ] Personne à contacter à l'hôtel (Guichet
, Coordinateur d'événements, Directeur des ventes)
[ ] Numéro de téléphone de la personne à contacter
[ ] Numéro de contrat d'événement
[ ] Éléments clés du contrat d'événement (par exemple, location de salle, services)
[ ] Nombre estimé de participants
[ ] Type de chambre/Configuration confirmée. (salle de bal, Salle de conférence
, À suivre, Autre)
[ ] Heure de la réunion préalable à l'événement

--- INSTALLATION ET LOGISTIQUE DES LIEUX ---
[ ] Capacité d'accueil (confirmée)
[ ] Configuration de l'agencement des pièces (théâtre, salle de classe
, Conférence, En forme de U, Banquet
)
[ ] Emplacement de la scène/du podium
[ ] Temps de finalisation de l'installation
[ ] Heure de début de démolition prévue
[ ] Instructions de montage spécifiques (par exemple, habillage, disposition des meubles)

[ ] Mobilier requis (Cocher les cases pertinentes)
 (Tables, Chaises, podium, Écran de projection
, Microphones)
[ ] Schéma de l'agencement des pièces (si disponible)

--- MATÉRIEL AUDIOVISUEL ET TECHNIQUE ---
[ ] Luminosité du projecteur (lumens)

[ ] Type de microphone (Sans fil, Câblé, Revers)
[ ] Heure de test des équipements audiovisuels programmée
[ ] Remarques sur les demandes spécifiques concernant l'installation audiovisuelle
[ ] Câbles/Adaptateurs nécessaires
 (HDMI
, VGA, Câble audio, Adaptateur secteur)
[ ] Configuration du système de sonorisation
 (Son Surround, Stéréo, Solo)
[ ] Date du dernier entretien du matériel audiovisuel

--- RESTAURATION ET SERVICES ALIMENTAIRES ---
[ ] Nombre de participants confirmés
[ ] Restrictions alimentaires (Cochez toutes les cases qui s'appliquent)
 (Végétarien
, Végétalien(ne)
, Sans gluten, Sans produits laitiers
, Allergie aux fruits à coque, Autre (préciser)
)
[ ] Exigences alimentaires spécifiques / Allergies (Détails)

[ ] Confirmation de la sélection du menu (Confirmé – Menu standard, Confirmé - Menu personnalisé, En attente d'approbation)
[ ] Heure de livraison/service prévue
[ ] Confirmation de l'heure de fin du service alimentaire
[ ] Type de service des boissons (Bar complet, Accès limité, Uniquement sans alcool.)
[ ] Notes sur la présentation des plats et les exigences d’installation.

--- ACCUEIL ET ENREGISTREMENT DES INVITÉS ---
[ ] Nombre d'arrivées précoces
[ ] Rapidité d'enregistrement (estimation)
 (Très lent, Lent, Moyenne, Rapide, Très rapide)
[ ] Commentaires des clients/Demandes spéciales prises en compte.
[ ] Méthode de distribution des clés de chambre (Clés physiques, Clé mobile, Autre)
[ ] Date d'arrivée
[ ] Heure d'arrivée
[ ] Assistance client nécessaire (Cocher toutes les cases applicables) (Assistance aux personnes à mobilité réduite, Manutention des bagages, Indications, Autre)

--- EXÉCUTION ET GESTION D'ÉVÉNEMENTS ---
[ ] Heure de début prévue
[ ] Effectifs présents vs. Présence prévue
[ ] Technicien audiovisuel sur place ? (Oui., Non.)
[ ] Rencontrez-vous des problèmes pendant l'événement ? (Problèmes audio, Retards de service traiteur, Température des lieux, Dysfonctionnements techniques, Autre)
[ ] Détails du problème « Autre » (si sélectionné)
[ ] Heure de fin de l'événement réel
[ ] Résumé du déroulement de l'événement et observations

--- NETTOYAGE ET INSPECTION POST-ÉVÉNEMENT ---
[ ] Évaluation des dommages à la pièce (score de 1 à 5)

[ ] État des conteneurs à ordures et au recyclage (Vide et propre, Partiellement plein, Débordant
, Absent)
[ ] Notes détaillées concernant les dommages ou problèmes.
[ ] Date de l'inspection finale
[ ] Inspection finale
[ ] Appréciation générale de la propreté (Excellent, Bon, Moyen, Mauvais)
 (Excellent, Bon, Juste, Pauvre)
[ ] Photos de l’état après l’événement (facultatif)

--- SATISFACTION CLIENT ET AVIS ---
[ ] Satisfaction globale (sur 10)
[ ] Amiabilité du personnel (Excellent, Bien., Moyenne, Juste, Pauvre)
[ ] Propreté des chambres (Excellent, Bien, Moyenne, Juste, Pauvre)
[ ] Qu'avez-vous le plus apprécié dans votre expérience ?
[ ] Qu'aurions-nous pu faire de mieux ?
[ ] Recommanderiez-vous notre hôtel à d'autres ? (Oui., Non.)
[ ] Facultatif : Télécharger des photos liées à votre expérience (par exemple, pièce, lieu).

--- SÉCURITÉ ET SÛRETÉ ---
[ ] Les issues de secours sont-elles clairement indiquées ? (Oui., Non., N/A
)
[ ] Nombre de personnel de sécurité présent
[ ] Extincteurs vérifiés et conformes ?
 (Oui, Non., N/A
)
[ ] Risques de sécurité évalués (Cocher toutes les options qui s'appliquent)
 (Contrôle des foules, Vol, Danger d'incendie, Urgence médicale, Menaces externes)
[ ] Date de la dernière formation du personnel de sécurité
[ ] Emplacement de la trousse de premiers secours

[ ] Des incidents de sécurité ont-ils été signalés ?

--- FORMATION ET BRIEFING DU PERSONNEL HÔTELIER ---
[ ] Synthèse du compte rendu
[ ] Compréhension du déroulement des événements (Comprendre pleinement, Comprendre partiellement, Besoin de plus de précisions ?)
[ ] Nombre de participants confirmés à l'événement
[ ] Contacts et responsabilités pour les événements clés (Organisateur d'événements
, Responsable de la restauration, Personnel de sécurité, Technicien audiovisuel)
[ ] Date de la dernière formation à la sécurité
[ ] Pauses programmées pendant l'événement
[ ] Connaissance des procédures d'urgence (Parfaitement familier, Partiellement familier, Non familiarisé(e))

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