PLANTILLA DE LISTA DE VERIFICACIÓN PARA PLANIFICACIÓN DE EVENTOS Created by ChecklistGuro (https://checklistguro.com) --- CONCEPTO DEL EVENTO Y ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO --- [ ] Nombre del evento [ ] Descripción/Propósito del evento [ ] Número estimado de invitados [ ] Asignación Presupuestaria Total [ ] Fecha prevista del evento [ ] Tipo de evento (Boda, Corporativo, Cumpleaños, Conferencia, Otros) [ ] Presupuesto del Lugar --- SELECCIÓN DEL LUGAR Y LOGÍSTICA --- [ ] Dirección del lugar [ ] Capacidad del lugar (Máx) [ ] Fecha de Reserva del Lugar [ ] Tipo de Lugar (Salón de baile del hotel, Restaurante, Espacio exterior, Salón de eventos, Otros) [ ] Servicios Disponibles (Equipo de Audio y Video, Wi-Fi, Estacionamiento, Acceso a la cocina, Escenario) [ ] Notas sobre el lugar/Requisitos específicos --- GESTIÓN DE PROVEEDORES --- [ ] ¿Catering seleccionado? (Sí, No) [ ] Información de contacto del servicio de catering [ ] ¿Entretenimiento reservado? (Sí, No) [ ] Cuota de entretenimiento (USD) [ ] Contratos con Proveedores [ ] Fecha límite del contrato con el proveedor [ ] ¿Fotógrafo confirmado? (Sí, No) [ ] Requisitos/Notas Especiales del Proveedor --- LEGAL Y PERMISOS --- [ ] Nombre legal del organizador del evento [ ] Fecha de presentación de la solicitud de permiso [ ] Tipo de permiso requerido (ej. alcohol, ruido, reunión) (Permiso de Alcohol, Permiso de Ruido, Permiso de Montaje, Permiso de Cierre de Calle, Permiso de Seguridad Contra Incendios) [ ] Asistencia estimada [ ] Tipo de Cobertura de Seguro (Responsabilidad Civil General, Responsabilidad por alcohol, Cancelación del Evento) [ ] Descripción de las actividades del evento (para solicitud de permiso) [ ] Copia del Certificado de Seguro del Evento [ ] Fecha de caducidad del permiso --- MARKETING Y PROMOCIÓN --- [ ] Presupuesto de Redes Sociales [ ] Canal de Marketing Principal (Redes sociales, Email Marketing, Publicidad pagada, Relaciones Públicas) [ ] Plataformas de Redes Sociales para Usar (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, TikTok) [ ] Fecha de inicio de la campaña de marketing [ ] Mensaje de Marketing / Puntos Clave [ ] Gráficos/Material visual de marketing (por ej., cartel de evento) --- GESTIÓN DE INVITADOS --- [ ] Número estimado de invitados [ ] Fecha límite de RSVP [ ] Método de RSVP (Correo electrónico, Teléfono, Formulario en línea, Correo) [ ] Restricciones Dietéticas (Huésped) (Vegetariano, Vegano, Sin gluten, Alergias (Especificar en LONG_TEXT)) [ ] Especificar alergias (si se selecciona) [ ] Necesidades de accesibilidad (Huésped) (Acceso en silla de ruedas, Discapacidad visual, Hipoacusia, Ninguno) [ ] Persona de contacto (para preguntas de huéspedes) [ ] Fecha de confirmación final del número de invitados --- CRONOGRAMA Y PROGRAMACIÓN --- [ ] Fecha límite para reservar el lugar [ ] Número de invitaciones a enviar [ ] Fecha de envío de invitaciones [ ] Fecha límite de confirmación de asistencia [ ] Hora de inicio de configuración del proveedor [ ] Fecha final de confirmación del proveedor [ ] Notas del Hito Clave 1 (ej. Selección del Menú de Catering) [ ] Día del evento - Llegada del entretenimiento --- MONTAJE Y DECORACIÓN --- [ ] Estilo de Centro de Mesa (Arreglos florales, Velas, Atrezo Temático, Decoración Minimalista) [ ] Número de Globos [ ] Tipo de iluminación (Luces de hadas, Iluminación de piso, Focos, Faroles) [ ] Imagen de inspiración decorativa [ ] Instrucciones Detalladas de Decoración [ ] Número de Fundas de Silla [ ] Verificación de Coherencia Temática (Consistente, Se necesitan ajustes menores, Se necesitan ajustes significativos) --- EJECUCIÓN DEL DÍA DEL EVENTO --- [ ] Hora de llegada del personal clave [ ] ¿Área de preparación del proveedor confirmada? [ ] Número de Invitados (Actual) [ ] Verificación de Equipos de Sonido/Audiovisuales (Micrófonos, Oradores, Proyector, Iluminación) [ ] Estado del Servicio de Barra (Listo, Pendiente, Problema) [ ] Notas/Incidentes Durante el Evento [ ] Estado del Servicio de Alimentos (A tiempo, Retrasado, Tema) --- CIERRE POST-EVENTO --- [ ] Gastos Totales del Evento [ ] Ingresos totales generados [ ] Ganancia/Pérdida [ ] Comentarios sobre el Rendimiento del Proveedor [ ] Resumen de Comentarios de Huéspedes [ ] ¿Qué funcionó bien? (Lugar, Catering, Entretenimiento, Marketing, Dotación de personal, Otros) [ ] Áreas de mejora (Lugar, Catering, Entretenimiento, Marketing, Dotación de personal, Otros) [ ] Fecha de Vencimiento del Pago Final --- END OF TEMPLATE --- Transform this text into a digital, automated, and trackable mobile app! Visit: https://checklistguro.com/templates/hospitality/event-planning-checklist-template (Click "Install Template" to launch your digital inspection tool immediately)