MODÈLE DE LISTE DE CONTRÔLE POUR LA PLANIFICATION D'ÉVÉNEMENTS Created by ChecklistGuro (https://checklistguro.com) --- CONCEPT D'ÉVÉNEMENT ET BUDGÉTISATION --- [ ] Nom de l'événement [ ] Description / Objectif de l'événement [ ] Nombre estimé d'invités [ ] Allocation budgétaire totale [ ] Date de l'événement visé [ ] Type d'événement (Mariage, Corporatif, Anniversaire, Conférence, Autre) [ ] Budget pour le lieu --- SÉLECTION DU LIEU ET LOGISTIQUE --- [ ] Adresse du lieu [ ] Capacité de la salle (Max) [ ] Date de réservation du lieu [ ] Type de lieu (Salle de bal de l'hôtel, Restaurant, Espace extérieur, Salle de réception, Autre) [ ] Commodités disponibles (Équipement audiovisuel, Wi-Fi, Parking, Accès à la cuisine, Scène) [ ] Notes sur le lieu/Exigences spécifiques --- GESTION DES FOURNISSEURS --- [ ] Traiteur sélectionné ? (Oui, Non) [ ] Coordonnées du Traiteur [ ] Divertissement réservé ? (Oui, Non) [ ] Frais de divertissement (USD) [ ] Contrats avec les fournisseurs [ ] Date limite du contrat fournisseur [ ] Photographe confirmé ? (Oui, Non) [ ] Exigences/Notes spéciales des fournisseurs --- LÉGAL & PERMIS --- [ ] Nom légal de l'organisateur de l'événement [ ] Date de soumission de la demande de permis [ ] Type de permis requis (exemples : alcool, bruit, rassemblement) (Permis d'alcool, Permis de bruit, Permis d'assemblage, Permis de fermeture de rue, Permis de sécurité incendie) [ ] Affluence estimée [ ] Type de couverture d'assurance (Responsabilité civile générale, Responsabilité liée à l'alcool, Annulation de l'événement) [ ] Description des activités de l'événement (pour la demande de permis) [ ] Copie du certificat d'assurance événementielle [ ] Date d'expiration du permis --- MARKETING ET PROMOTION --- [ ] Budget des médias sociaux [ ] Canal de marketing principal (Médias sociaux, Marketing par courriel, Publicité payante, Relations publiques) [ ] Plateformes de médias sociaux à utiliser (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, TikTok) [ ] Date de début de la campagne marketing [ ] Message marketing / Points clés [ ] Graphismes/Visuels marketing (ex. : affiche d'événement) --- GESTION DES INVITÉS --- [ ] Nombre d'invités estimé [ ] Date limite de réponse [ ] Méthode de confirmation de présence (Courriel, Téléphone, Formulaire en ligne, Courriel) [ ] Restrictions alimentaires (Invité) (Végétarien, Végétalien, Sans gluten, Allergies (Spécifier dans LONG_TEXT)) [ ] Préciser les allergies (si sélectionné) [ ] Besoins d'accessibilité (Invité) (Accès fauteuil roulant, Malvoyance, Surdité, Aucun) [ ] Personne contact (pour les questions des invités) [ ] Date de confirmation finale du nombre d'invités --- CHRONOLOGIE ET PLANIFICATION --- [ ] Date limite de réservation de la salle [ ] Nombre d'invitations à envoyer [ ] Date d'envoi des invitations [ ] Date limite de réponse [ ] Heure de début de configuration du fournisseur [ ] Date de confirmation finale du fournisseur [ ] Note clé jalon 1 (par exemple, sélection du menu traiteur) [ ] Jour de l'événement - Arrivée des artistes --- INSTALLATION ET DÉCORATION --- [ ] Centre de table style (Arrangements floraux, Bougies, Accessoires thématiques, Décor minimaliste) [ ] Nombre de ballons [ ] Type d'éclairage (Guirlandes lumineuses, Éclairage d'ambiance, Projecteurs, Lanternes) [ ] Image d'inspiration décorative [ ] Instructions de décoration détaillées [ ] Nombre de housses de chaise [ ] Vérification de la cohérence thématique (Constant, Ajustements mineurs nécessaires, Ajustements importants nécessaires) --- DÉROULEMENT LE JOUR DE L'ÉVÉNEMENT --- [ ] Heure d'arrivée du personnel clé [ ] Zone de préparation des fournisseurs confirmée ? [ ] Nombre d'invités (réel) [ ] Vérification de l'équipement son/vidéo (Microphones, Conférenciers, Projecteur, Éclairage) [ ] Statut du service de bar (Prêt, En attente, Question) [ ] Notes/Incidents Pendant l'Événement [ ] Statut du service alimentaire (À l'heure, Retardé, Problème) --- BILAN POST-ÉVÉNEMENT --- [ ] Total des dépenses de l'événement [ ] Chiffre d'affaires total généré [ ] Bénéfice/Perte [ ] Commentaires de performance des fournisseurs [ ] Résumé des commentaires des invités [ ] Qu'est-ce qui a bien fonctionné ? (Lieu, Restauration, Divertissement, Marketing, Dotation en personnel, Autres) [ ] Axes d'amélioration (Lieu, Restauration, Divertissement, Marketing, Dotation en personnel, Autres) [ ] Date de paiement final --- END OF TEMPLATE --- Transform this text into a digital, automated, and trackable mobile app! Visit: https://checklistguro.com/templates/hospitality/event-planning-checklist-template (Click "Install Template" to launch your digital inspection tool immediately)