CHECKLISTE ZUR EINHALTUNG DES DATENSCHUTZES IM HR-BEREICH

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--- DATENINVENTUR UND -KARTIERUNG ---
[ ] Beschreibung der erfassten Daten (z. B. Name, Adresse, Gehalt)
[ ] Datenquelle (z. B. Antragsformular, Leistungsbeurteilung, Lohnbuchhaltungssystem) (Bewerbungsformular, Leistungsbeurteilung, Lohnbuchhaltungssystem, Hintergrundüberprüfung-Anbieter, Formular zur Anmeldung für Leistungen)
[ ] Die ungefähre Anzahl der Mitarbeiter bezieht sich auf
[ ] Datum der letzten Aktualisierung/Überprüfung
[ ] Speicherort der Daten (z. B. HRIS, Dateiserver, Cloud-Speicher) (HRIS, Dateiserver, Cloud-Speicher, Physischer Aktenschrank)
[ ] Zweck der Datenerhebung

--- RECHTSGRUNDLAGE UND EINWILLIGUNG ---
[ ] Grundlegende Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung (Einverständnis, Vertragliche Notwendigkeit, Rechtliche Verpflichtung, Berechtigtes Interesse, Öffentliche Aufgabe)
[ ] Detaillierte Erklärung der Interessenabwägung (falls zutreffend)
[ ] Datum der letzten erteilten/aktualisierten Einwilligung (falls zutreffend)
[ ] Informationen zu Betroffenenrechten (bei initialer Erhebung) (Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Datenportabilität, Widerspruchsrecht)
[ ] Link zur Datenschutzerklärung
[ ] Einholung der Einwilligung (falls zutreffend) (Online-Formular, Papierform, Mündliche Zustimmung (dokumentiert))

--- BETROFFENENRECHTE ---
[ ] Datum des Erhalts der Betroffenenanfrage
[ ] Art des Betroffenenanfrage-Typs (Zugriffsanforderung, Korrekturhinweis, Löschantrag, Auskunftsbeantwortungsanfrage / Verarbeitungsbeschränkungsanfrage, Datenübertragungsanfrage, Einspruch gegen eine Bearbeitungsanfrage)
[ ] Details der Betroffenenanfrage
[ ] Anzahl der involvierten Datenaufzeichnungen (Schätzung)
[ ] Datum des Versands der Antwort an die betroffene Person
[ ] Zusammenfassung der Antwort an die betroffene Person
[ ] Beschlussstatus (Gelöst, Ausstehend, Abgelehnt)
[ ] Grund für die Ablehnung (falls zutreffend)

--- DATENSICHERHEITSMASSNAHMEN ---
[ ] Verschlüsselungsstärke (Bits)
[ ] Zugriffskontosemethode (Rollenbasiertes Zugriffskontrollsystem (RBAC), Attribute-Based Access Control (ABAC), Prinzip des geringsten Privilegs)
[ ] Sicherheitssoftware wird verwendet (Antivirus, Firewall, Intrusion Detection System (IDS), Data Loss Prevention (DLP))
[ ] Datum der letzten Sicherheitsprüfung
[ ] Daten-Sicherungsfrequenz (Täglich, Wöchentlich, Monatlich)
[ ] Beschreibung von Datenverschlüsselungsmethoden

--- MANAGEMENT EXTERNER DIENSTLEISTER ---
[ ] Status des Datenverarbeitungsabkommens mit dem Anbieter (Vereinbarung getroffen, Vereinbarung ausstehend, Keine Vereinbarung erforderlich)
[ ] Name des Anbieters
[ ] Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen
[ ] Anzahl der vom Anbieter bearbeiteten Datensätze (Schätzung)
[ ] Datenkategorien, die vom Anbieter verarbeitet wurden (Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer, Hintergrundüberprüfungsdaten, Vergütungsdaten, Leistungsdaten)
[ ] Kopie der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung von Anbieterdaten
[ ] Datum der letzten Sicherheitsbewertung des Anbieters

--- PLAN ZUR REAKTION AUF DATENPANNEN ---
[ ] Datum der Feststellung des Verstoßes
[ ] Zeitpunkt der Feststellung des Verstoßes
[ ] Ursprüngliche Beschreibung des Verstoßes
[ ] Status der Containment-Verletzung (Enthält, In Bearbeitung, Ungehalten)
[ ] Geschätzte Anzahl betroffener Datensätze
[ ] Maßnahmen zur Eindämmung der Verletzung
[ ] Unterlagen (Protokolle, Screenshots)
[ ] Meldepflichten ausgelöst? (Ja, Nein)
[ ] Anmeldefrist (falls zutreffend)

--- SCHULUNG UND BEWUSSTSEIN ---
[ ] Themen, die im Schulung zur Datenschutz in der Personalabteilung behandelt werden? (Grundlagen der DSGVO, Vorschriften des CCPA, Betroffenenrechte, Verantwortung bei Datenschutzverletzungen, Sicherheitsprotokolle, Datenschutzrichtlinien des Unternehmens)
[ ] Datum des letzten Trainingsabschlusses
[ ] Anzahl der geschulten Mitarbeiter
[ ] Trainingsdurchführungsart (Online Module, Workshop vor Ort, Hybrid)
[ ] Kurz zusammengefasste wichtige Schulungspunkte (Optional)
[ ] Welche Abteilungen erhielten Schulungen? (Personalabteilung, Informatik, Lohnbuchhaltung, Rechtlich)

--- RICHTLINIENÜBERPRÜFUNG UND AKTUALISIERUNGEN ---
[ ] Letztes Überprüfungsdatum der Richtlinie
[ ] Zusammenfassung der vorgenommenen Änderungen
[ ] Berücksichtigte rechtliche/regulatorische Aktualisierungen (DSGVO, CCPA, EEOC Richtlinien, Datenschutzgesetze des jeweiligen Bundeslandes, Sonstiges - Im langen Text angeben)
[ ] Details zu anderen rechtlichen/regulatorischen Aktualisierungen (falls zutreffend)
[ ] Häufigkeit der Richtlinienüberprüfung (in Monaten)
[ ] Nächstes geplantes Richtlinienüberprüfungsdatum
[ ] Überprüft von (HR Manager, Rechtsberater, Compliance Officer)

--- INTERNATIONALE DATENÜBERMITTLUNGEN ---
[ ] Verwendeter Übertragungsmechanismus (Standardvertragsklauseln (SCCs), Binding Corporate Rules (BCRs), Adäquanzentscheidung, Andere (Angabe))
[ ] Detaillierte Beschreibung des Übertragungsmechanismus
[ ] Gerichtsstand(e) des Empfängers
[ ] Risikobewertungsdokumentation (falls zutreffend)
[ ] Datum des Abschlusses der Übernahmevereinbarung
[ ] Ansprechpartner in der Organisation des Empfängers
[ ] Übertragungsauswirkungsbeurteilung durchgeführt? (Ja, Nein)

--- AUFZEICHNUNGEN UND DOKUMENTATION ---
[ ] Datum der letzten Richtlinienüberprüfung
[ ] Zusammenfassung der Richtlinien-Updates
[ ] Richtliniendokumentation
[ ] Datum der letzten Datenverstoß-Simulation/des Tests
[ ] Ergebnisse der Datenpanik-Simulation/des Tests
[ ] Anzahl der Anfragen von betroffenen Personen (letztes Jahr)
[ ] Zusammenfassung der Lösungen für Anfragen der betroffenen Personen
[ ] Einwilligungsaufzeichnungsmethode (Einverständniserklärung, Online-Einwilligungs-Tool, Implizite Zustimmung)

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