PLANTILLA DE LISTA DE VERIFICACIÓN PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE RECURSOS HUMANOS.

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--- IDENTIFICACIÓN Y CATEGORIZACIÓN ---
[ ] Categoría de documento (Registros de empleados, Compensación y beneficios, Aspectos legales y de cumplimiento normativo, Reclutamiento, Gestión del rendimiento)
[ ] Tipo de documento (por ejemplo, carta de oferta, evaluación de desempeño)
[ ] Número de páginas/archivos
[ ] Fecha de creación/recepción
[ ] Breve descripción del contenido del documento.
[ ] Formato de documento (Documento, Electrónico (PDF), Electrónico (Word), Otro)
[ ] Departamentos relevantes (RR. HH., Finanzas, Legal, Operaciones)

--- CUMPLIMIENTO DE LAS NORMATIVAS Y REQUISITOS LEGALES ---
[ ] Plazo de conservación de los registros de la EEOC (en años) (1, 3, 5, Otro (especificar))
[ ] Plazo de conservación de los registros de la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) (en años)
[ ] Última fecha de revisión del cumplimiento de las leyes federales.
[ ] Estado de cumplimiento de la normativa HIPAA (Cumple con las normativas., No cumple con los requisitos., En curso.)
[ ] Notas sobre los requisitos específicos de conservación de datos a nivel estatal o local.
[ ] Cumplimiento de las políticas de conservación de registros de la ADA (Cumple con las normativas., No cumple con los requisitos., En progreso.)

--- OBLIGACIONES CONTRACTUALES ---
[ ] Nombre/Descripción del contrato
[ ] ID/Número de referencia del contrato
[ ] Fecha de inicio del contrato
[ ] Fecha de finalización del contrato/fecha de renovación
[ ] Requisito específico de conservación de datos (cláusula del contrato) (Cláusula A: 7 años., Cláusula B: Permanente., Cláusula C: 5 años, Cláusula D: Otros —especificar en el campo LONG_TEXT.)
[ ] Detalles del requisito de retención (si se seleccionó «Otro» en la opción anterior)
[ ] Cargar el documento del contrato (si corresponde).

--- EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES EMPRESARIALES ---
[ ] Explique la razón comercial que justifica conservar este tipo de documento.
[ ] Número estimado de documentos de este tipo procesados anualmente.
[ ] ¿Es este documento fundamental para la defensa en un litigio? (Sí., No, Potencialmente)
[ ] ¿Es necesario este documento para las auditorías de cumplimiento normativo? (Sí., No., N/A)
[ ] Fecha de la última revisión de la necesidad empresarial de conservar los datos.
[ ] Seleccione todas las opciones que correspondan: ¿Qué departamentos o unidades de negocio utilizan este documento? (RR. HH., Finanzas, Legal, Operaciones, Ventas)

--- REVISIÓN DE ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD ---
[ ] Tipo de medio de almacenamiento (En formato físico (impreso), Electrónico (en la nube), Híbrido (en papel y en formato electrónico))
[ ] Nivel de cifrado (si es electrónico)
[ ] Controles de acceso implementados. (Acceso basado en roles, Autenticación de dos factores, Requisitos de complejidad de la contraseña, Revisiones periódicas de los permisos de acceso.)
[ ] Ubicación física del almacenamiento (si corresponde)
[ ] Última fecha de auditoría de seguridad

--- PROCEDIMIENTOS DE ELIMINACIÓN. ---
[ ] Método de destrucción seleccionado. (Destrucción de documentos (física), Eliminación segura de datos (electrónica), Incineración, Servicio profesional de destrucción de documentos.)
[ ] Cantidad de documentos destruidos o eliminados.
[ ] Fecha de eliminación.
[ ] Tiempo de destrucción
[ ] Descripción del proceso de destrucción (por ejemplo, proveedor de servicios de trituración)
[ ] Firma de la persona que realiza la destrucción.
[ ] Prueba de destrucción (por ejemplo, certificado de destrucción)
[ ] Método de verificación (Confirmación visual, Se ha recibido el certificado de destrucción., Confirmación del registro de auditoría)

--- VALIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE REGISTROS ---
[ ] Número total de registros activos
[ ] Tipo de sistema de gestión de registros (electrónico/físico) (Electrónico, Físico)
[ ] Última fecha de auditoría del sistema.
[ ] Descripción de los controles de acceso al sistema.
[ ] Método de cifrado de datos (si corresponde) (AES-256, TLS/SSL, Ninguno)
[ ] Porcentaje de capacidad de almacenamiento utilizada

--- FORMACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN DE LOS EMPLEADOS ---
[ ] Nombre del empleado
[ ] Fecha de finalización de la capacitación
[ ] Formato de la capacitación (por ejemplo, en línea, presencial) (En línea, Presencial, Híbrido)
[ ] Resumen de los puntos clave sobre la retención de usuarios que se han tratado.
[ ] Temas que se tratarán (Marque todos los que correspondan) (Requisitos legales, Necesidades empresariales, Seguridad de los datos, Procedimientos de destrucción)
[ ] Confirmación del empleado

--- REVISIÓN Y ACTUALIZACIONES PERIÓDICAS ---
[ ] Fecha de la última revisión
[ ] Resumen de los cambios realizados.
[ ] ¿Es necesaria la revisión del departamento jurídico? (Sí., No.)
[ ] Frecuencia de las revisiones (en meses)
[ ] Motivo de la actualización (si corresponde)
[ ] Próxima fecha de revisión

--- REGISTRO DE AUDITORÍA Y DOCUMENTACIÓN ---
[ ] Fecha de implementación/actualización de la política
[ ] Resumen de los cambios realizados (si corresponde)
[ ] Firma del profesional de Recursos Humanos que realizó la revisión.
[ ] Número de documentos eliminados (lote)
[ ] Descripción del método de destrucción utilizado.
[ ] Fecha de destrucción del documento
[ ] Confirmación del cumplimiento de los requisitos legales. (Sí., No., No aplica.)
[ ] Documentación de respaldo (por ejemplo, certificado de destrucción)

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