VORLAGE FÜR EINE CHECKLISTE ZUR ÜBERPRÜFUNG VON HR-TECHNOLOGIEN

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--- SYSTEMZUGRIFF UND BERECHTIGUNGEN ---
[ ] Anzahl der aktiven Benutzerkonten
[ ] Anforderungen an die Komplexität von Passwörtern (Keiner, schwach, Mittel, Stark)
[ ] Datum der letzten Überprüfung der Passwortrichtlinie
[ ] Benutzerrollen mit Administratorrechten (Personalsachbearbeiter (allgemein), Personalleiter/in, Spezialist/in für Gehaltsabrechnung, Führungskräfteebene)
[ ] Verfahren zur Gewährung von Zugriffsrechten für neue Benutzer
[ ] Status der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) (Nicht implementiert., Für alle Benutzer eingeführt., Für bestimmte Rollen implementiert.)

--- DATENSICHERHEIT UND DATENSCHUTZ ---
[ ] Datenverschlüsselungsmethode (AES-256, RSA, Sonstiges (bitte angeben))
[ ] Zugriffskontrollstufen (Anzahl)
[ ] Angewendete Compliance-Rahmenwerke (DSGVO, CCPA, HIPAA, Sonstiges (bitte angeben))
[ ] Datum der letzten Überprüfung der Datenschutzrichtlinie
[ ] Beschreibung von Datenmaskierungstechniken
[ ] Einhaltung der Vorschriften zur Datenspeicherung am Standort (Vollständig konform., Teilweise konform, Nicht konform.)

--- SYSTEMINTEGRATION ---
[ ] Status der Integration des Lohnabrechnungssystems (Vollständig integriert, Teilweise integriert, Nicht integriert)
[ ] Integrationsstatus des Bewerbermanagement-Systems (ATS) (Vollständig integriert, Teilweise integriert, Nicht integriert)
[ ] Häufigkeit der Datensynchronisation (in Stunden)
[ ] Beschreibung der Datenzuordnung
[ ] Integration des Fehlerbehandlungsverfahrens (Automatische Benachrichtigungen, Manuelle Überprüfung, Kein formeller Prozess)
[ ] Letztes Datum der Integrationsprüfung

--- DATENRICHTIGKEIT UND -INTEGRITÄT ---
[ ] Prozentsatz der ausgefüllten Felder in den Mitarbeiterdaten
[ ] Sind für die wichtigsten Felder Datenvalidierungsregeln eingerichtet? (Ja, Nein, Teilweise)
[ ] Datum der letzten Überprüfung der Datenqualität
[ ] Zusammenfassung der bei der letzten Prüfung festgestellten Fehler
[ ] Anzahl der gefundenen doppelten Mitarbeiterdatensätze
[ ] Verfahren zur Korrektur von Datenfehlern? (Definiert und dokumentiert, informell, Nicht definiert)
[ ] Anzahl der erstellten Berichte zur Überprüfung der Datenintegrität

--- BERICHTERSTATTUNG UND ANALYSE ---
[ ] Anzahl der erstellten benutzerdefinierten Berichte
[ ] Werden Standard-Berichtspakete verwendet? (Ja, Nein)
[ ] Beschreibung der aktuellen Einschränkungen bei der Berichterstattung
[ ] Datum der letzten durchgeführten Abschlussprüfung
[ ] Welche wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs) werden derzeit erfasst? (Mitarbeiterfluktuation, Zeit bis zur Einstellung, Abschlussquoten von Schulungen, Mitarbeiterzufriedenheit, Kosten pro Einstellung)
[ ] Anzahl der Benutzer mit Zugriff auf Berichtsfunktionen

--- LIEFERANTENMANAGEMENT ---
[ ] Vertragswert mit Lieferanten (jährlich)
[ ] Vertragsbeginndatum
[ ] Datum der Vertragsverlängerung
[ ] Wurden die im Service Level Agreement (SLA) festgelegten Ziele erreicht? (Ja, Nein, Nicht zutreffend.)
[ ] Zusammenfassung der Leistungsergebnisse der Lieferanten
[ ] Vertragsdokument des Anbieters
[ ] Risikoeinstufung des Anbieters (basierend auf der Bewertung) (Hoch, Mittel, Niedrig)

--- EINHALTUNG VON VORSCHRIFTEN UND PRÜFPROTOKOLLE ---
[ ] Datum der letzten Compliance-Prüfung
[ ] Anzahl der überprüften Audit-Protokolle
[ ] Verwendeter Compliance-Rahmen (z. B. SOX, DSGVO) (SOX, DSGVO, CCPA, Andere)
[ ] Zusammenfassung der Prüfungsergebnisse
[ ] Kopien der Konformitätsdokumentation
[ ] Häufigkeit der Überprüfung der Benutzerzugriffsrechte (Monatlich, vierteljährlich, Jährlich)
[ ] Name der verantwortlichen Person für die Einhaltung der Vorschriften

--- NOTFALLPLANUNG UND WIEDERHERSTELLUNG DER GESCHÄFTSTÄTIGKEIT ---
[ ] Datum der letzten erfolgreichen Datensicherung (JJJJ-MM-TT)
[ ] Nächstes geplantes vollständiges System-Backup
[ ] Beschreibung der Verfahren zur Datensicherung
[ ] Art des externen Lagerstandorts (Cloud-Speicher, Magnetband-Datenspeicher, Rechenzentrum)
[ ] Externer Datenspeicherort
[ ] Geschätzte Zielzeit für die Wiederherstellung (RTO) in Stunden
[ ] Geschätztes Ziel für den maximal akzeptablen Datenverlust (RPO) in Stunden
[ ] Details zum Kommunikationsplan für Mitarbeiter während einer Katastrophe

--- BENUTZERSCHULUNG UND SUPPORT ---
[ ] Anzahl der geschulten Benutzer (letzte 12 Monate)
[ ] Methoden der Durchführung der Schulung (Online-Module, Schulung unter Anleitung eines Dozenten, Dokumentation, Schnellübersichten)
[ ] Zusammenfassung der aktuellen Schulungsaktualisierungen
[ ] Datum der letzten Ermittlung des Schulungsbedarfs der Nutzer
[ ] Arten der angebotenen Unterstützung (Helpdesk, E-Mail-Support, Wissensdatenbank, Persönlicher Ansprechpartner für den Kundensupport)
[ ] Durchschnittliche Bearbeitungszeit für Supportanfragen (in Stunden)

--- ZUKUNFTSSICHERHEIT UND INNOVATION ---
[ ] Jährliche Budgetzuweisung für neue Technologien
[ ] Aktuelles Niveau der Einführung von KI/ML-Technologien? (Keiner/Keines/Keine, Erkundend / Explorativ, Pilotprojekte, In Arbeitsabläufe integriert)
[ ] Mögliche zukünftige Technologieinvestitionen (Bitte alle zutreffenden Optionen auswählen) (Blockchain, Fortgeschrittene Analyse/Prädiktive Modellierung, Chatbots/virtuelle Assistenten, Integration eines Lernmanagementsystems (LMS), Tools zur Analyse von Kompetenzdefiziten)
[ ] Nächste Technologie-Überprüfung und Aktualisierung geplant.
[ ] Zusammenfassung der aktuellen technologischen Stärken
[ ] Zusammenfassung der aktuellen technologischen Schwächen/Defizite

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