VORLAGE FÜR EINE CHECKLISTE ZUR ÜBERPRÜFUNG VON HR-TECHNOLOGIEN Created by ChecklistGuro (https://checklistguro.com) --- SYSTEMZUGRIFF UND BERECHTIGUNGEN --- [ ] Anzahl der aktiven Benutzerkonten [ ] Anforderungen an die Komplexität von Passwörtern (Keiner, schwach, Mittel, Stark) [ ] Datum der letzten Überprüfung der Passwortrichtlinie [ ] Benutzerrollen mit Administratorrechten (Personalsachbearbeiter (allgemein), Personalleiter/in, Spezialist/in für Gehaltsabrechnung, Führungskräfteebene) [ ] Verfahren zur Gewährung von Zugriffsrechten für neue Benutzer [ ] Status der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) (Nicht implementiert., Für alle Benutzer eingeführt., Für bestimmte Rollen implementiert.) --- DATENSICHERHEIT UND DATENSCHUTZ --- [ ] Datenverschlüsselungsmethode (AES-256, RSA, Sonstiges (bitte angeben)) [ ] Zugriffskontrollstufen (Anzahl) [ ] Angewendete Compliance-Rahmenwerke (DSGVO, CCPA, HIPAA, Sonstiges (bitte angeben)) [ ] Datum der letzten Überprüfung der Datenschutzrichtlinie [ ] Beschreibung von Datenmaskierungstechniken [ ] Einhaltung der Vorschriften zur Datenspeicherung am Standort (Vollständig konform., Teilweise konform, Nicht konform.) --- SYSTEMINTEGRATION --- [ ] Status der Integration des Lohnabrechnungssystems (Vollständig integriert, Teilweise integriert, Nicht integriert) [ ] Integrationsstatus des Bewerbermanagement-Systems (ATS) (Vollständig integriert, Teilweise integriert, Nicht integriert) [ ] Häufigkeit der Datensynchronisation (in Stunden) [ ] Beschreibung der Datenzuordnung [ ] Integration des Fehlerbehandlungsverfahrens (Automatische Benachrichtigungen, Manuelle Überprüfung, Kein formeller Prozess) [ ] Letztes Datum der Integrationsprüfung --- DATENRICHTIGKEIT UND -INTEGRITÄT --- [ ] Prozentsatz der ausgefüllten Felder in den Mitarbeiterdaten [ ] Sind für die wichtigsten Felder Datenvalidierungsregeln eingerichtet? (Ja, Nein, Teilweise) [ ] Datum der letzten Überprüfung der Datenqualität [ ] Zusammenfassung der bei der letzten Prüfung festgestellten Fehler [ ] Anzahl der gefundenen doppelten Mitarbeiterdatensätze [ ] Verfahren zur Korrektur von Datenfehlern? (Definiert und dokumentiert, informell, Nicht definiert) [ ] Anzahl der erstellten Berichte zur Überprüfung der Datenintegrität --- BERICHTERSTATTUNG UND ANALYSE --- [ ] Anzahl der erstellten benutzerdefinierten Berichte [ ] Werden Standard-Berichtspakete verwendet? (Ja, Nein) [ ] Beschreibung der aktuellen Einschränkungen bei der Berichterstattung [ ] Datum der letzten durchgeführten Abschlussprüfung [ ] Welche wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs) werden derzeit erfasst? (Mitarbeiterfluktuation, Zeit bis zur Einstellung, Abschlussquoten von Schulungen, Mitarbeiterzufriedenheit, Kosten pro Einstellung) [ ] Anzahl der Benutzer mit Zugriff auf Berichtsfunktionen --- LIEFERANTENMANAGEMENT --- [ ] Vertragswert mit Lieferanten (jährlich) [ ] Vertragsbeginndatum [ ] Datum der Vertragsverlängerung [ ] Wurden die im Service Level Agreement (SLA) festgelegten Ziele erreicht? (Ja, Nein, Nicht zutreffend.) [ ] Zusammenfassung der Leistungsergebnisse der Lieferanten [ ] Vertragsdokument des Anbieters [ ] Risikoeinstufung des Anbieters (basierend auf der Bewertung) (Hoch, Mittel, Niedrig) --- EINHALTUNG VON VORSCHRIFTEN UND PRÜFPROTOKOLLE --- [ ] Datum der letzten Compliance-Prüfung [ ] Anzahl der überprüften Audit-Protokolle [ ] Verwendeter Compliance-Rahmen (z. B. SOX, DSGVO) (SOX, DSGVO, CCPA, Andere) [ ] Zusammenfassung der Prüfungsergebnisse [ ] Kopien der Konformitätsdokumentation [ ] Häufigkeit der Überprüfung der Benutzerzugriffsrechte (Monatlich, vierteljährlich, Jährlich) [ ] Name der verantwortlichen Person für die Einhaltung der Vorschriften --- NOTFALLPLANUNG UND WIEDERHERSTELLUNG DER GESCHÄFTSTÄTIGKEIT --- [ ] Datum der letzten erfolgreichen Datensicherung (JJJJ-MM-TT) [ ] Nächstes geplantes vollständiges System-Backup [ ] Beschreibung der Verfahren zur Datensicherung [ ] Art des externen Lagerstandorts (Cloud-Speicher, Magnetband-Datenspeicher, Rechenzentrum) [ ] Externer Datenspeicherort [ ] Geschätzte Zielzeit für die Wiederherstellung (RTO) in Stunden [ ] Geschätztes Ziel für den maximal akzeptablen Datenverlust (RPO) in Stunden [ ] Details zum Kommunikationsplan für Mitarbeiter während einer Katastrophe --- BENUTZERSCHULUNG UND SUPPORT --- [ ] Anzahl der geschulten Benutzer (letzte 12 Monate) [ ] Methoden der Durchführung der Schulung (Online-Module, Schulung unter Anleitung eines Dozenten, Dokumentation, Schnellübersichten) [ ] Zusammenfassung der aktuellen Schulungsaktualisierungen [ ] Datum der letzten Ermittlung des Schulungsbedarfs der Nutzer [ ] Arten der angebotenen Unterstützung (Helpdesk, E-Mail-Support, Wissensdatenbank, Persönlicher Ansprechpartner für den Kundensupport) [ ] Durchschnittliche Bearbeitungszeit für Supportanfragen (in Stunden) --- ZUKUNFTSSICHERHEIT UND INNOVATION --- [ ] Jährliche Budgetzuweisung für neue Technologien [ ] Aktuelles Niveau der Einführung von KI/ML-Technologien? (Keiner/Keines/Keine, Erkundend / Explorativ, Pilotprojekte, In Arbeitsabläufe integriert) [ ] Mögliche zukünftige Technologieinvestitionen (Bitte alle zutreffenden Optionen auswählen) (Blockchain, Fortgeschrittene Analyse/Prädiktive Modellierung, Chatbots/virtuelle Assistenten, Integration eines Lernmanagementsystems (LMS), Tools zur Analyse von Kompetenzdefiziten) [ ] Nächste Technologie-Überprüfung und Aktualisierung geplant. [ ] Zusammenfassung der aktuellen technologischen Stärken [ ] Zusammenfassung der aktuellen technologischen Schwächen/Defizite --- END OF TEMPLATE --- Transform this text into a digital, automated, and trackable mobile app! Visit: https://checklistguro.com/templates/human-resources-management/hr-technology-audit-checklist-template (Click "Install Template" to launch your digital inspection tool immediately)