LISTE DE VÉRIFICATION DE CONSERVATION DES DOSSIERS D'ASSURANCE Created by ChecklistGuro (https://checklistguro.com) --- DOSSIERS DE POLITIQUE --- [ ] Date d'émission de la politique [ ] Numéro de police [ ] Résumé des conditions de couverture [ ] Formulaire de candidature original [ ] Type de politique (La vie, Auto, Propriétaires, Commercial) [ ] Montant de couverture [ ] Date de dernière approbation --- DOSSIERS DE RÉCLAMATIONS --- [ ] Date de l'incident [ ] Description de l'incident de perte (Déclaration de l'assuré) [ ] Photos/Vidéos des dégâts [ ] Montant de perte estimé (initial) [ ] Notes et conclusions de l'enquêteur [ ] Statut de la réclamation (Ouvert, En révision, Approuvé, Refusé, Fermé) [ ] Date du premier paiement (le cas échéant) [ ] Montant total à payer (le cas échéant) --- DOSSIERS DE SOUSCRIPTION --- [ ] Directive de souscription Dernière mise à jour [ ] Seuil de score de risque pour révision [ ] Niveau d'autorité de souscription (Niveau 1, Niveau 2, Niveau 3) [ ] Résumé des principaux facteurs de risque pris en compte [ ] Documents justificatifs (par exemple, rapport d'inspection immobilière) [ ] Facteur d'ajustement premium (le cas échéant) [ ] Exclusions de couverture appliquées (Aucun, Inondation, Séisme, Vendée) --- COMPTABILITÉ FINANCIÈRE --- [ ] Prime totale collectée (Année 1) [ ] Total des sinistres payés (Année 1) [ ] Date du dernier audit financier [ ] Revenus d'investissement (Année 1) [ ] Joindre les états financiers de fin d'année [ ] Type d'audit effectué (Audit interne, Audit externe, Audit réglementaire) [ ] Résultat d'exploitation net (Année 1) --- CONFORMITÉ LÉGALE ET RÉGLEMENTAIRE --- [ ] Règlements étatiques applicables (État A, État B, État C, Règlements fédéraux) [ ] Date de dernière revue de conformité réglementaire [ ] Nombre d'États couverts [ ] Conformité aux lois sur la confidentialité (par ex. RGPD, CCPA) (Conforme au RGPD, Conforme au CCPA, Autre, Non applicable) [ ] Résumé des changements réglementaires pertinents mis en œuvre [ ] Télécharger une copie du dernier rapport d'audit réglementaire [ ] Respect de la loi modèle NAIC (Entièrement conforme, Partiellement conforme, Non conforme) --- GESTION DES DOSSIERS NUMÉRIQUES --- [ ] Système de stockage de documents utilisé ? (Basé sur le cloud, Sur site, Hybride) [ ] Temps moyen de téléversement de document (secondes) [ ] Dernière date de sauvegarde des données [ ] Niveaux de contrôle d'accès définis ? (Oui, Non) [ ] Méthodes de chiffrement utilisées ? (AES, RSA, TLS) [ ] Description des mesures de prévention des pertes de données (DLP) [ ] Analyse de vulnérabilités du système effectuée ? (Oui, Non) --- STOCKAGE DE DOCUMENTS PHYSIQUES --- [ ] Adresse de l'entrepôt [ ] Température (Degrés Celsius) [ ] Niveau d'humidité (%) [ ] Type de système de sécurité (Verrouillage de base, Alarme surveillée, Accès biométrique) [ ] Date de dernière inspection physique [ ] Notes sur l'état de l'environnement de stockage [ ] Système de suppression d'incendie (Aucun, Système d'arrosage, Extincteurs) --- PROCÉDURES D'ÉLIMINATION DES DONNÉES --- [ ] Méthode d'élimination sélectionnée (Déchiquetage, Suppression sécurisée (Numérique), Incinération, Le recyclage) [ ] Date d'élimination [ ] Nombre de dossiers éliminés [ ] Description détaillée du processus d'élimination [ ] Preuve d'élimination sécurisée (ex. : Certificat de destruction) [ ] Méthode utilisée pour l'effacement de données numériques (Méthode d'écrasement, Dégaussage, Destruction physique) --- PISTE D'AUDIT ET DOCUMENTATION --- [ ] Politique de conservation des dossiers Date de dernière révision [ ] Résumé des modifications apportées à la politique de conservation des dossiers (le cas échéant) [ ] Nombre d'enregistrements faisant l'objet d'un examen selon le calendrier de conservation [ ] Méthode d'examen du calendrier de conservation des dossiers (Examen manuel, Système automatisé, Combinaison) [ ] Heure de destruction prévue des dossiers [ ] Description de la méthode d'élimination des données utilisée [ ] Signature du personnel autorisé (Destruction des dossiers) --- FORMATION ET SENSIBILISATION --- [ ] Rôle de l'employé responsable de la conservation des dossiers ? (Agent de conformité, Responsable des archives, Chef de département, Département Informatique) [ ] Date de la dernière session de formation [ ] Nombre d'employés formés [ ] Résumé de la séance de formation / Points clés à retenir [ ] Méthode de formation utilisée ? (Module en ligne, Séance en personne, Webinaire) [ ] Télécharger des supports de formation (ex. : présentation, fiches) --- END OF TEMPLATE --- Transform this text into a digital, automated, and trackable mobile app! Visit: https://checklistguro.com/templates/insurance/insurance-record-retention-checklist (Click "Install Template" to launch your digital inspection tool immediately)