КОНТРОЛЕН СПИСЪК ЗА РАБОТА НА ПОЩЕНСКИЯ ОТДЕЛ

Created by ChecklistGuro (https://checklistguro.com)


--- ПРИЕМАНЕ И СОРТИРАНЕ НА ПОЩА ---
[ ] Време на получаване на пощата
[ ] Брой получени пощенски пратки
[ ] Брой входящи пратки
[ ] Пощенски служител (Пощенска Служба на САЩ, Федекс, ЮПИ, Друг)
[ ] Изисква ли се специално третиране? (Препоръчана поща
, Препоръчана поща
, Подпис необходим, Няма.)
[ ] Бележки за входяща поща (Повреди, необичайни артикули)

[ ] Точка за получаване на невъзможни за връчване поща.
[ ] Дата на получаване


--- РАЗПРЕДЕЛЕНИЕ НА ПОЩАТА ---
[ ] Брой пощенски кутии/адресати
[ ] Метод на разпространение (Ръчен/Автоматичен)
 (Ръководство, Автоматизиран)
[ ] Планирано време за разпространение
[ ] Забележки относно необичайни инструкции за доставка (напр. специфични кодове за достъп)
[ ] Ключова точка за предаване (ако е приложимо)

[ ] Потвърждение за доставка (Задължително ли е?)
 (Да, Не)
[ ] Отдели, получаващи поща (Администрация
, Финанси
, ЧР, Продажби, Инженерство, Друг)
[ ] Дата на последна проверка на маршрута за доставка


--- ОБРАБОТКА НА ИЗХОДЯЩА ПОЩА ---
[ ] Време за доставка, подготвено за куриер.

[ ] Брой Големи Пакетчета (над 4.5 кг)

[ ] Общ брой на писма/малки пратки
[ ] Използван метод на доставка (ако е приложимо) (Приоритетна поща на USPS, Поща с наземна доставка, Федекс Граунд, FedEx Express
, Транспортни услуги UPS (Ground)
, UPS Express
, Други (Посочете в ДЪЛЪГ ТЕКСТ)
)
[ ] Посочете друг метод на доставка (ако е избрано)

[ ] Пощенски разходи (общо)
[ ] Потвърждение/Проследяване използвано? (Подпис за потвърждение, Номер за проследяване, Няма.)
[ ] Снимка на разписка (ако има)

[ ] Дата на изпращане на пощата

--- СИГУРНОСТ И КОНТРОЛ НА ДОСТЪПА ---
[ ] До кого е разрешен достъп до пощенския салон?
 (Достъп само за оторизиран персонал.
, Изпълнители (с ескорт)
, Обществен достъп (ограничен))
[ ] Брой на упълномощени служители с достъп до пощенски услуги
[ ] Какъв вид система за контрол на достъпа се използва? (Кодова система за достъп, Ключова карта/Дистанционно управление, Биометрично сканиране
, ПИН код
)
[ ] Последен преглед на списъка за достъп
[ ] Обобщение на регистъра на инциденти със сигурността (ако има такива)
[ ] Процедура за работа с подозрителни пратки? (Контакти за сигурност, Изолирайте и уведомете ръководителя., Спазвайте установения протокол (подробности в SOP).)
[ ] Преглед на записите от охранителни камери (ако има такива)
[ ] Последна проверка на периметъра за зоната за поща.

--- ПОДДРЪЖКА И ЕКСПЛОАТАЦИЯ НА ОБОРУДВАНЕТО
 ---
[ ] Последна поддръжка на пощенски автомат
[ ] Показания на апарата за пощенски марки
[ ] Бележки от поддръжка на пощенска машина (ако е приложимо)

[ ] Калибрация на скалата (тегло)

[ ] Последна дата на калибриране на везната
[ ] Статус на работа на сортировчика (Оперативен
, Има нужда от ремонт.
, Външ от експлоатация
)
[ ] Описание на проблеми със сортировката (ако има такива)

[ ] Състояние на дробилката (Оперативен, Изисква поддръжка, Външ от експлоатация
)

--- УПРАВЛЕНИЕ НА ИНВЕНТАРА И КОНСУМАТИВИ ---
[ ] Налично количество стандартни пликове
[ ] Налично количество на законови пликчета
[ ] Налично количество бабъл пощенски пликчета (различни размери)

[ ] Текущ брой на етикети за доставка
[ ] Текущо количество пощенски марки
[ ] Текущ брой на картонени кутии (малки/средни/големи)

[ ] Предпочитан куриер (за доставки)
 (Пощенска Служба на САЩ, ЮПС, Федекс, Друг)
[ ] Дата на последната поръчка за доставка

[ ] Забележки относно нивата на доставки или предстоящи нужди

--- УПРАВЛЕНИЕ НА ОТПАДЪЦИТЕ И РЕЦИКЛИРАНЕ ---
[ ] Брой на торби за унищожаване на поверителни документи
[ ] Брой рециклирани картонни кутии
[ ] Тегло на рециклирана хартия (lbs/kg)

[ ] Състояние на контейнера за рециклиране (Пълен/Частичен/Празен) (Пълен, Частичен, Празен)
[ ] Поверителна методика за обезвреждане на отпадъци (Настъргване, Сигурно изгаряне, Друго (Моля, уточнете в по-дълъг текст)
)
[ ] Ако е избран друг метод за обезвреждане, моля обяснете.
[ ] Последна дата за извоз на отпадъци/рециклиране
[ ] Протокол за извозване на отпадъци (ако е приложимо)


--- ВОДЕНЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯ И ОТЧЕТНОСТ ---
[ ] Общ входящ обем поща (Дневно)

[ ] Общ обем изходяща поща (дневно)

[ ] Пощенски разходи (Дневно)

[ ] Дата на запис в регистъра на кореспонденцията.
[ ] Време на запис в дневника на пощата
[ ] Забележки относно необичайни пощенски събития (напр. повредени пратки, опасения за сигурността)
[ ] Метод за изчисляване на пощенски разходи (за одиторски цели) (Автоматизирана система, Ръчни изчисления)
[ ] Сканирано копие на митнически манифест (ако има такова)
[ ] Съответствие с политиката за запазване на кореспонденция (ако е приложимо)

--- END OF TEMPLATE ---
Transform this text into a digital, automated, and trackable mobile app!
Visit: https://checklistguro.com/templates/facility-management/mailroom-operations-checklist
(Click "Install Template" to launch your digital inspection tool immediately)