LISTE DE CONTRÔLE DES OPÉRATIONS DE RÉCEPTION

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--- ACCEPTATION ET TRI DU COURRIER ---
[ ] Heure de réception du courrier
[ ] Nombre de pièces postales entrantes
[ ] Nombre de colis entrants
[ ] Type de facteur (Service postal américain, FedEx, UPS, Autre)
[ ] Manipulation spéciale requise ? (Courrier recommandé
, Courrier recommandé, Signature requise, Rien.)
[ ] Notes concernant le courrier entrant (dommages, articles inhabituels)
[ ] Point de dépôt pour les envois non livrables
[ ] Date de réception

--- DISTRIBUTION DU COURRIER ---
[ ] Nombre de boîtes aux lettres/lieux de destination
[ ] Mode de distribution (manuel/automatique) (Manuel, Automatisé(e))
[ ] Heure de distribution planifiée
[ ] Notes sur les instructions de livraison particulières (p. ex. codes d'accès spécifiques)
[ ] Emplacement de dépôt de clés (le cas échéant)

[ ] Confirmation de livraison (obligatoire ?) (Oui., Non.)
[ ] Services postaux (Administration, Finance, RH, Ventes, Ingénierie, Autre)
[ ] Date du dernier examen de la tournée de distribution

--- EXPÉDITION DE COURRIERS SORTANTS ---
[ ] Préparation du courrier pour le facteur.
[ ] Nombre de colis volumineux (plus de 4,5 kg)
[ ] Nombre total de lettres/colis petits
[ ] Mode d'expédition utilisé (le cas échéant) (Courrier prioritaire USPS, Service Postal USPS au sol, FedEx Ground, FedEx Express, Livraison standard UPS, UPS Express, Autre (Préciser dans LONG_TEXT)
)
[ ] Spécifier l'autre mode d'expédition (si sélectionné)
[ ] Port (total)
[ ] Confirmation/Suivi utilisé ? (Confirmation de réception
, Numéro de suivi, Rien.)
[ ] Image du reçu (si applicable)

[ ] Date d'envoi du courrier

--- CONTRÔLE D'ACCÈS ET DE SÉCURITÉ ---
[ ] Accès à la salle de courrier accordé à ?
 (Accès réservé au personnel autorisé., Entrepreneurs (avec escort)
, Public (accès limité)
)
[ ] Nombre de personnel autorisé(s) ayant accès à la salle de courrier
[ ] Quel type de système de contrôle d'accès est utilisé ? (Accès par code, Carte de clé/Badge, Analyse biométrique, Code PIN)
[ ] Dernière vérification de la liste d'accès
[ ] Résumé du registre des incidents de sécurité (le cas échéant)
[ ] Procédure à suivre en cas de colis suspects ?
 (Contacte la sécurité, Isolement et information du supérieur., Suivre le protocole établi (détaillé dans la SOP).)
[ ] Examen des images de vidéosurveillance (le cas échéant)
[ ] Dernier contrôle du périmètre pour la zone de courrier.

--- MAINTENANCE ET FONCTIONNEMENT DES ÉQUIPEMENTS ---
[ ] Dernière maintenance de la machine à affranchir
[ ] Lecture du compteur de timbrage
[ ] Notes sur la maintenance de la machine à affranchir (le cas échéant)
[ ] Mesure d'étalonnage (poids)
[ ] Date du dernier étalonnage de la balance
[ ] État de fonctionnement du trieur (Opérationnel
, À réparer, Hors service)
[ ] Description des problèmes de tri (le cas échéant)

[ ] État du broyeur (opérationnel
, Nécessite un entretien.
, Hors service)

--- GESTION DES STOCKS ET APPROVISIONNEMENT ---
[ ] Quantité actuelle d'enveloppes standard
[ ] Quantité actuelle d'enveloppes légales
[ ] Quantité actuelle de pochettes à bulles (différentes tailles)

[ ] Quantité actuelle d'étiquettes d'expédition
[ ] Quantité actuelle de timbres postaux
[ ] Quantité actuelle de cartons déménagement (petit/moyen/grand)
[ ] Transporteur privilégié (pour les fournitures) (Service postal américain, UPS, FedEx, Autre)
[ ] Date de la dernière commande
[ ] Observations sur les niveaux d'approvisionnement ou les besoins futurs

--- GESTION DES DÉCHETS ET RECYCLAGE ---
[ ] Quantité de sacs de déchiquetage confidentiels
[ ] Nombre de cartons en carton recyclés
[ ] Poids du papier recyclé (lbs/kg)

[ ] État du bac de recyclage (Plein/Partiel/Vide) (Plein, Partiel, Vide)
[ ] Méthode de mise au rebut confidentielle (Découpage, Incinération sécurisée, Autre (Préciser dans un champ de texte long)
)
[ ] Si "Autre" est sélectionné comme méthode d'élimination, veuillez expliquer.
[ ] Dernière date de collecte des déchets/recyclage
[ ] Bon de suivi des déchets (le cas échéant)

--- GESTION DES ARCHIVES ET DOCUMENTATION ---
[ ] Volume total de courriers entrants (quotidien)

[ ] Volume total de courrier sortant (quotidien)

[ ] Frais de port (quotidien)
[ ] Date de l'enregistrement de messagerie
[ ] Heure de l'enregistrement du journal de messagerie
[ ] Notes sur les événements postaux inhabituels (par exemple, courrier endommagé, préoccupations liées à la sécurité)
[ ] Méthode de calcul des frais de port (pour audit) (Système automatisé, Calcul manuel)
[ ] Copie numérisée du bordereau d'expédition (si applicable)

[ ] Respect des politiques de conservation des courriers (le cas échéant)

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