LISTE DE CONTRÔLE DES OPÉRATIONS DE RÉCEPTION Created by ChecklistGuro (https://checklistguro.com) --- ACCEPTATION ET TRI DU COURRIER --- [ ] Heure de réception du courrier [ ] Nombre de pièces postales entrantes [ ] Nombre de colis entrants [ ] Type de facteur (Service postal américain, FedEx, UPS, Autre) [ ] Manipulation spéciale requise ? (Courrier recommandé , Courrier recommandé, Signature requise, Rien.) [ ] Notes concernant le courrier entrant (dommages, articles inhabituels) [ ] Point de dépôt pour les envois non livrables [ ] Date de réception --- DISTRIBUTION DU COURRIER --- [ ] Nombre de boîtes aux lettres/lieux de destination [ ] Mode de distribution (manuel/automatique) (Manuel, Automatisé(e)) [ ] Heure de distribution planifiée [ ] Notes sur les instructions de livraison particulières (p. ex. codes d'accès spécifiques) [ ] Emplacement de dépôt de clés (le cas échéant) [ ] Confirmation de livraison (obligatoire ?) (Oui., Non.) [ ] Services postaux (Administration, Finance, RH, Ventes, Ingénierie, Autre) [ ] Date du dernier examen de la tournée de distribution --- EXPÉDITION DE COURRIERS SORTANTS --- [ ] Préparation du courrier pour le facteur. [ ] Nombre de colis volumineux (plus de 4,5 kg) [ ] Nombre total de lettres/colis petits [ ] Mode d'expédition utilisé (le cas échéant) (Courrier prioritaire USPS, Service Postal USPS au sol, FedEx Ground, FedEx Express, Livraison standard UPS, UPS Express, Autre (Préciser dans LONG_TEXT) ) [ ] Spécifier l'autre mode d'expédition (si sélectionné) [ ] Port (total) [ ] Confirmation/Suivi utilisé ? (Confirmation de réception , Numéro de suivi, Rien.) [ ] Image du reçu (si applicable) [ ] Date d'envoi du courrier --- CONTRÔLE D'ACCÈS ET DE SÉCURITÉ --- [ ] Accès à la salle de courrier accordé à ? (Accès réservé au personnel autorisé., Entrepreneurs (avec escort) , Public (accès limité) ) [ ] Nombre de personnel autorisé(s) ayant accès à la salle de courrier [ ] Quel type de système de contrôle d'accès est utilisé ? (Accès par code, Carte de clé/Badge, Analyse biométrique, Code PIN) [ ] Dernière vérification de la liste d'accès [ ] Résumé du registre des incidents de sécurité (le cas échéant) [ ] Procédure à suivre en cas de colis suspects ? (Contacte la sécurité, Isolement et information du supérieur., Suivre le protocole établi (détaillé dans la SOP).) [ ] Examen des images de vidéosurveillance (le cas échéant) [ ] Dernier contrôle du périmètre pour la zone de courrier. --- MAINTENANCE ET FONCTIONNEMENT DES ÉQUIPEMENTS --- [ ] Dernière maintenance de la machine à affranchir [ ] Lecture du compteur de timbrage [ ] Notes sur la maintenance de la machine à affranchir (le cas échéant) [ ] Mesure d'étalonnage (poids) [ ] Date du dernier étalonnage de la balance [ ] État de fonctionnement du trieur (Opérationnel , À réparer, Hors service) [ ] Description des problèmes de tri (le cas échéant) [ ] État du broyeur (opérationnel , Nécessite un entretien. , Hors service) --- GESTION DES STOCKS ET APPROVISIONNEMENT --- [ ] Quantité actuelle d'enveloppes standard [ ] Quantité actuelle d'enveloppes légales [ ] Quantité actuelle de pochettes à bulles (différentes tailles) [ ] Quantité actuelle d'étiquettes d'expédition [ ] Quantité actuelle de timbres postaux [ ] Quantité actuelle de cartons déménagement (petit/moyen/grand) [ ] Transporteur privilégié (pour les fournitures) (Service postal américain, UPS, FedEx, Autre) [ ] Date de la dernière commande [ ] Observations sur les niveaux d'approvisionnement ou les besoins futurs --- GESTION DES DÉCHETS ET RECYCLAGE --- [ ] Quantité de sacs de déchiquetage confidentiels [ ] Nombre de cartons en carton recyclés [ ] Poids du papier recyclé (lbs/kg) [ ] État du bac de recyclage (Plein/Partiel/Vide) (Plein, Partiel, Vide) [ ] Méthode de mise au rebut confidentielle (Découpage, Incinération sécurisée, Autre (Préciser dans un champ de texte long) ) [ ] Si "Autre" est sélectionné comme méthode d'élimination, veuillez expliquer. [ ] Dernière date de collecte des déchets/recyclage [ ] Bon de suivi des déchets (le cas échéant) --- GESTION DES ARCHIVES ET DOCUMENTATION --- [ ] Volume total de courriers entrants (quotidien) [ ] Volume total de courrier sortant (quotidien) [ ] Frais de port (quotidien) [ ] Date de l'enregistrement de messagerie [ ] Heure de l'enregistrement du journal de messagerie [ ] Notes sur les événements postaux inhabituels (par exemple, courrier endommagé, préoccupations liées à la sécurité) [ ] Méthode de calcul des frais de port (pour audit) (Système automatisé, Calcul manuel) [ ] Copie numérisée du bordereau d'expédition (si applicable) [ ] Respect des politiques de conservation des courriers (le cas échéant) --- END OF TEMPLATE --- Transform this text into a digital, automated, and trackable mobile app! Visit: https://checklistguro.com/templates/facility-management/mailroom-operations-checklist (Click "Install Template" to launch your digital inspection tool immediately)