LISTA DE VERIFICAÇÃO DAS OPERAÇÕES DO SETOR DE CORRESPONDÊNCIA

Created by ChecklistGuro (https://checklistguro.com)

--- RECEÇÃO E TRIAGEM DE CORRESPONDÊNCIA ---
[ ] Hora de recebimento do e-mail
[ ] Número de correspondências recebidas
[ ] Número de pacotes recebidos
[ ] Tipo de carteiro (Serviço Postal dos Estados Unidos, FedEx, UPS, Outros)
[ ] Requer cuidados especiais? (Correspondência Registada, Correio Registado, Assinatura Obrigatória, Nenhum)
[ ] Observações sobre a Correspondência Recebida (Danos, Objetos Incomuns)
[ ] Ponto de Entrega para Correspondência Não Entregue
[ ] Data de recebimento

--- DISTRIBUIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA ---
[ ] Número de caixas de correio/localizações de destinatários
[ ] Método de Distribuição (Manual/Automatizado) (Manual, Automatizado)
[ ] Horário Programado para a Distribuição
[ ] Observações sobre instruções de entrega incomuns (por exemplo, códigos de acesso específicos).
[ ] Local de entrega das chaves (se aplicável)
[ ] Confirmação de Entrega (Obrigatória?) (Sim., Não)
[ ] Departamentos que recebem correspondência (Administração, Finanças, RH, Vendas, Engenharia, Outros)
[ ] Data da última revisão da rota de distribuição

--- PROCESSAMENTO DE CORRESPONDÊNCIA PARA ENVIO ---
[ ] Correspondência pronta para entrega pelo carteiro.
[ ] Número de encomendas de grande porte (com mais de 4,5 kg)
[ ] Número total de cartas/pequenos pacotes
[ ] Método de envio utilizado (se aplicável) (Serviço de Envio Prioritário do USPS, Serviço de entrega terrestre do USPS., Serviço de entrega terrestre da FedEx, FedEx Express, Serviço de entrega terrestre da UPS, Serviço Expresso da UPS, Outro (especifique em TEXTO_LONGO))
[ ] Especifique o método de envio «Outro» (se selecionado).
[ ] Portes Pagos (Total)
[ ] Foi utilizada a confirmação/rastreamento? (Confirmação da assinatura, Número de rastreamento, Nenhum)
[ ] Imagem do recibo (se aplicável)
[ ] Data de envio da correspondência

--- SEGURANÇA E CONTROLO DE ACESSOS ---
[ ] Acesso à sala de correspondência concedido a: (Acesso restrito a pessoal autorizado., Empreiteiros (com acompanhamento), Público em geral (acesso limitado))
[ ] Número de funcionários autorizados com acesso à sala de correspondência.
[ ] Que tipo de sistema de controlo de acessos é utilizado? (Entrada por Código/Senha, Cartão de acesso/Chave eletrónica, Leitura biométrica, Código Postal)
[ ] Última atualização da lista de permissões.
[ ] Resumo do registo de incidentes de segurança (se existirem).
[ ] Procedimento para lidar com encomendas suspeitas? (Contacte a Segurança, Isole e notifique o supervisor., Siga o protocolo estabelecido (detalhado no POP).)
[ ] Análise das gravações das câmaras de segurança (se aplicável).
[ ] Última ronda de segurança no perímetro da área de distribuição de correspondência.

--- MANUTENÇÃO E OPERAÇÃO DE EQUIPAMENTOS ---
[ ] Última manutenção da máquina de selagem de correspondência.
[ ] Leitura do Contador da Máquina de Selagem de Correspondência
[ ] Observações sobre a manutenção da máquina de selagem (se aplicável)
[ ] Leitura da calibração da balança (peso)
[ ] Última data de calibração da balança
[ ] Estado Operacional do Classificador (Em funcionamento / Operacional, Necessita de reparação., Fora de serviço.)
[ ] Descrição dos problemas encontrados no classificador (se houver).
[ ] Estado do Triturador (Operacional, Necessita de manutenção., Fora de serviço.)

--- GESTÃO DE INVENTÁRIO E FORNECIMENTO DE MATERIAIS ---
[ ] Quantidade atual de envelopes padrão.
[ ] Quantidade atual de envelopes oficiais.
[ ] Quantidade atual de envelopes de proteção acolchoados (vários tamanhos)
[ ] Quantidade atual de etiquetas de envio
[ ] Quantidade atual de selos postais
[ ] Quantidade atual de caixas para mudança (pequenas/médias/grandes)
[ ] Transportadora preferencial (para o envio de materiais) (Serviço Postal dos Estados Unidos, UPS, FedEx, Outros)
[ ] Data do último pedido de fornecimento.
[ ] Observações sobre os níveis de stock ou necessidades futuras

--- GESTÃO DE RESÍDUOS E RECICLAGEM ---
[ ] Quantidade de sacos para destruição confidencial de documentos.
[ ] Número de caixas de cartão recicladas
[ ] Peso do papel reciclado (libras/quilogramas)
[ ] Estado do contentor de reciclagem (cheio/parcialmente cheio/vazio) (Completo, Parcial, Vazio)
[ ] Método de Eliminação de Resíduos Confidenciais (Destruição de documentos., Incineração Segura, Outro (especifique no campo de texto longo))
[ ] Se foi selecionado o método de eliminação «Outro», por favor, explique.
[ ] Última data de recolha de resíduos/materiais recicláveis
[ ] Documento de comprovação da eliminação de resíduos (se aplicável)

--- REGISTO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS ---
[ ] Volume total de e-mails recebidos (diário)
[ ] Volume total de correspondência enviada (diário)
[ ] Despesas com envio de correspondência (diárias)
[ ] Data do registo do envio de correio
[ ] Data e hora do registo no ficheiro de correio.
[ ] Observações sobre incidentes invulgares relacionados com o envio de correspondência (por exemplo, correspondência danificada, questões de segurança)
[ ] Método de Cálculo dos Custos de Envio (para fins de auditoria) (Sistema Automatizado, Cálculo Manual)
[ ] Cópia digitalizada do comprovativo de portes (se aplicável)
[ ] Descrição do cumprimento da política de retenção de e-mails (se aplicável)

--- END OF TEMPLATE ---
Transform this text into a digital, automated, and trackable mobile app!
Visit: https://checklistguro.com/templates/facility-management/mailroom-operations-checklist
(Click "Install Template" to launch your digital inspection tool immediately)