PROZESS ZUR EINFÜHRUNG UND VERWALTUNG VON SUBUNTERNEHMERN

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[ ] Subunternehmerprofil erstellen/initialisieren: Erstellen Sie einen neuen Eintrag im Datenmodell „Subunternehmer“, um mit der Anlage der entsprechenden Daten zu beginnen.
[ ] Sammeln Sie die erforderlichen Compliance-Dokumente.: Weisen Sie dem zuständigen Mitarbeiter für die Einarbeitung die Aufgabe zu, die Versicherungsunterlagen, Lizenzen und Steuerdokumente zu überprüfen.
[ ] Aktualisieren Sie den Compliance-Status.: Aktualisieren Sie das Feld „Compliance-Status“ im Eintrag für den Subunternehmer auf „Verifiziert“, sobald die Dokumente überprüft wurden.
[ ] Lieferant Steuer-ID abrufen: Rufen Sie die Steueridentifikationsnummer und die Unternehmensdaten aus dem eingereichten Onboarding-Formular ab.
[ ] Willkommens-E-Mail versenden: Senden Sie eine standardisierte Begrüßungs-E-Mail an den Subunternehmer, die die Anmeldeinformationen für das Portal enthält.
[ ] Hintergrundüberprüfung und Referenzprüfung: Erstellen Sie eine Aufgabe für das Risikomanagement-Team, damit dieses die erforderlichen Hintergrundprüfungen und Referenzüberprüfungen durchführt.
[ ] Risikobewertung berechnen: Berechnen Sie anhand von Abweichungen von den Compliance-Anforderungen, der Unternehmenslaufzeit und Referenzbewertungen eine Formel, um eine Risikobewertung zu erstellen.
[ ] Risikoeinstufung festlegen: Aktualisieren Sie das Feld „Risikobewertung“ im Datenmodell für Subunternehmer auf der Grundlage der berechneten Punktzahl.
[ ] Vertragsmuster abrufen: Rufen Sie die entsprechende Vorlage für die Rahmenvereinbarung (Master Service Agreement, MSA) aus dem Datenmodell ab, und zwar basierend auf der Art der Dienstleistung.
[ ] Vertragsdatensatz erstellen: Erstellen Sie einen neuen Eintrag im Datenmodell „Verträge“, der mit dem Eintrag des Subunternehmers verknüpft ist.
[ ] Endgültige Vertragsunterzeichnung: Weisen Sie den Subunternehmer an, den digitalen Vertrag zu unterzeichnen.
[ ] Subunternehmer aktivieren: Aktualisieren Sie das Feld „Status“ auf „Aktiv“, sobald der unterzeichnete Vertrag eingegangen ist.
[ ] Gesamtkosten für die Integration berechnen: Addieren Sie die „Onboarding-Gebühren“ oder „Einrichtungskosten“ aller aktiven Unterauftragnehmer, um diese für die Budgetkontrolle zu erfassen.
[ ] Den zuständigen Gebietsleiter benachrichtigen.: Senden Sie eine SMS an den zuständigen Mitarbeiter vor Ort und teilen Sie ihm mit, dass ein neuer Subunternehmer bereit ist, mit der Arbeit zu beginnen.
[ ] Monatlichen Onboarding-Bericht erstellen: Erstellen Sie einen Bericht, der die Anzahl der neu hinzugekommenen Subunternehmer und deren durchschnittliche Risikobewertungen zusammenfasst.

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