PROCESSUS D’INTÉGRATION ET DE GESTION DES SOUS-TRAITANTS

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[ ] Initialiser le profil du sous-traitant.: Créez une nouvelle entrée dans le modèle de données « Sous-traitants » pour lancer le processus d’intégration.
[ ] Rassembler les documents relatifs à la conformité.: Attribuez la tâche de vérification des assurances, des permis et des documents fiscaux au responsable de l’intégration.
[ ] Mettre à jour le statut de conformité: Une fois que les documents auront été vérifiés, mettez à jour le champ « Statut de conformité » dans la fiche du sous-traitant en indiquant « Vérifié ».
[ ] Récupérer l’identifiant fiscal du fournisseur.: Récupérez l’identifiant fiscal et les informations relatives à l’entreprise à partir du formulaire d’intégration soumis.
[ ] Envoyer un courriel de bienvenue: Envoyez un courriel d’accueil standardisé au sous-traitant, contenant les instructions pour se connecter au portail.
[ ] Vérification des antécédents et des références: Créez une tâche pour l’équipe de gestion des risques afin qu’elle effectue les vérifications d’antécédents et de références nécessaires.
[ ] Calculer le score de risque: Appliquez une formule basée sur les écarts de conformité, l’ancienneté de l’entreprise et les évaluations de référence afin de générer un score de risque.
[ ] Définir le niveau de risque: Mettez à jour le champ « Évaluation des risques » dans le modèle de données du sous-traitant, en fonction du score calculé.
[ ] Récupérer les modèles de contrats: Récupérez le modèle pertinent de contrat-cadre (MSA) dans le modèle de données, en fonction du type de service.
[ ] Créer un enregistrement de contrat: Créez une nouvelle entrée dans le modèle de données « Contrats », en la reliant à l’entrée « Sous-traitant ».
[ ] Signature finale du contrat: Attribuez la tâche de signer le contrat numérique au sous-traitant.
[ ] Activer le sous-traitant: Une fois que le contrat signé aura été reçu, mettez à jour le champ « Statut » en indiquant « Actif ».
[ ] Calculer le coût total d’intégration: Additionnez les « frais d’intégration » ou les « coûts de mise en place » de toutes les entrées actives concernant les sous-traitants, afin d’assurer le suivi budgétaire.
[ ] Avisez le responsable de secteur.: Envoyez un SMS au responsable de terrain pour l’informer qu’un nouveau sous-traitant est prêt à être affecté à une tâche.
[ ] Générer le rapport mensuel sur l’intégration.: Élaborez un rapport qui résume le nombre de nouveaux sous-traitants intégrés et leurs scores de risque moyens.

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